La più semplice fattura elettronica

Molti parlano di fatture elettroniche, alcuni hanno le idee chiare, altri un po’ meno. C’è addirittura chi è convinto che un semplice PDF sia già una fattura elettronica.

Ovviamente non è così. In questo articolo facciamo chiarezza riguardo le basi del documento fattura elettronica.

Una fattura elettronica è prima di tutto un documento informatico rilevante ai fini tributari, così come definito nell’articolo 3, comma 1 della normativa. Lo scopo di questo articolo è però quello di fare chiarezza, quindi non mi dilungo sulla burocrazia della normativa ma passo ad un esempio concreto.

Una fattura elettronica può essere prodotta a partire da tanti tipi di documenti (ad esempio word, excel, openoffice, pdf, xml, etc..) l’importante è che il documento non contenga macroistruzioni e/o codici eseguibili.

Il modo più semplice per spiegare il concetto è pensare ad una fattura in formato excel. Come sapete con excel si può fare di tutto, questo documento può essere facilmente “programmato”. Con questo tipo di documento potrei facilmente moltiplicare gli importi per 10 se la data in cui viene visualizzato il documento è superiore alla data X. In questo modo la fattura creata con excel farebbe vedere oggi una serie di importi, ma dopo il giorno X farebbe veder tutti gli importi moltiplicati per 10.

Fatture come queste (che contengono macroistruzioni o codici eseguibili) non possono essere la base di una fattura elettronica.

In questi casi è possibile convertire il documento in un’altro formato più “statico” come ad esempio il PDF, meglio ancora il PDF/A.

Una volta che avete in mano un documento senza macroistruzioni nè codici eseguibili è necessario apporre il Riferimento Temporale e la Firma Elettronica Qualificata (tipicamente la Firma Digitale). Questa operazione può essere fatta in diversi modi, questo dipende dal tipo di documento dal quale partite.

Se avete in mano una fattura in formato XML potete applicare il Riferimento Temporale e la Firma Digitale utilizzando il formato XAdES.

Come ho gia detto in un precedente articolo il formato XML non è un formato facilmente leggibile da una persona, esteticamente non è sicuramente gradevole.

Se avete in mano una fattura in formato PDF (o PDF/A) potete usare il formato PAdES.

Questa è la strategia sposata da sinekarta; il PDF/A è un formato leggibile nel tempo ed universalmente riconosciuto. Conservare dei documenti PDF/A firmati permette di avere un archivio facilmente leggibile e consultabile, senza perdere le caratteristiche di visualizzazione.

Per tutti gli altri tipi di formati (ma anche per gli XML e PDF) si può utilizzare il formato CAdES.

Questo è un formato che può essere applicato a qualsiasi tipo di documento, ha però un grosso difetto : cambia il formato del file.

Questo non è un concetto facile da capire se non si mastica di informatica. Provo a spiegare il concetto con un esempio : è come se mettessi la fattura in una busta, la firma non viene apposta sulla fattura ma sulla busta. Questo mi costringe a conservare il contenitore (la busta) per avere accesso al contenuto (la fattura).

Di per se questo non sarebbe un grosso problema se non fosse che per poter leggere la fattura sono costretto tutte le volte ad aprire la busta. Questa operazione corrisponde ad utilizzare un software particolare (ad esempio dike di Infocamere) che mi permette di mettere e togliere documenti dalla busta.

Questo metodo si porta dietro un’altro grosso problema : i documenti che imbusto e porto in archivio oggi, sarò in grado di rileggerli tra qualche anno? Non sto parlando della busta ma del contenuto. Se oggi imbusto un documento in formato word, tra 9 anni troverò una versione di Microsoft Office in grado di leggere questo particolare documento?

In conclusione, per produrre una fattura elettronica basta riuscire a produrre un documento privo di macroistruzioni e/o codici eseguibili e a firmarlo utilizzando uno dei tre metodi descritti.

Un esempio? Potete usare notepad per produrre un semplice documento di testo (txt) e poi usare dike per applicare la firma digitale in formato CAdES.

Attenzione però!!!!!! Il problema vero non è la produzione di una fattura elettronica. Oltre a produrla è necessario applicare le regole della normativa riguardanti la conservazione.

fattura elettronica, fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La differenza tra i tre termini non è difficile, quelli di voi che stanno approcciando questo tema per la prima volta devono chiarirsi le idee.

Partiamo con la cosa più facile : la fattura elettronica. Una fattura elettronica è un documento, esattamente come la fattura cartacea. Quella elettronica ha però alcune speciali caratteristiche.

Prima di tutto stiamo parlando di un documento digitale, non cartaceo. In più la normativa definisce che una fattura elettronica deve essere un “documento informatico” ovvero un documento che è stato reso statico ed immodificabile tramite l’apposizione della firma digitale del legale rappresentante dell’azienda. La firma digitale può essere apposta in tre diversi formati : XAdES, PAdES e CAdES.

Il formato XAdES si applica ai documenti XML, è particolarmente indicato per produrre fatture facili da interpretare per un software.

Il formato PAdES si applica ai documenti PDF, il formato PDF è uno standard di fatto per i documenti stampabili.

Il formato CAdES si applica a tutti gli altri tipi di documenti, richiede però un software particolare per la visualizzazione dei documenti originali.

Un’azienda che intende emettere una fattura elettronica deve riuscire a produrre un documento informatico firmato utilizzando uno di questi tre formati. Se questa operazione la riescie a fare il software di contabilità, tanto meglio, ma questo non è un vincolo.

Ora che abbiamo capito cos’è una fattura elettronica, vediamo di capire cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Il ministero delle finanze ha definito delle regole specifiche per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Le fatture devono essere portate in conservazione sostitutiva entro 15 giorni dalla data di emissione (per le fatture attive) o ricezione (per le fatture passive).

La conservazione sostitutiva di questi particolari tipi di documenti consiste nell’applcazione, su ciascuna fattura o su un documento contenente le impronte di un lotto di fatture, della marca temporale.

La fatturazione elettronica, infine, è l’insieme di tutto quanto concerne le fatture elettroniche. Si perchè, per un azienda, gestire le fatture elettroniche è prima di tutto un problema di processo.

Un processo che parte dalla creazione della fattura (contabilità), l’emissione (la firma digitale), la trasmissione, la ricezione (ancora contabilità) e termina con la conservazione (sostitutiva), il tutto senza mai essere stampata. Inoltre la fatturazione elettronica eseguita utilizzando “formati strutturati” (tipicamente XML) permette un reale risparmio di tempo e lavoro.

Utilizzare questi formati è il primo passo per integrare (tramite automatismi) diverse aree dell’azienda ad esempio l’ufficio acquisti, la logistica, l’amministrazione, la tesoreria, etc…

Ultima considerazione : la fatturazione elettronica è tanto più efficace quanto più è grande l’azienda.

Il rapporto costi/benefici dell’implmentazione di questi processi è migliore al crescere delle dimensioni dell’azienda.

Ecco i dettagli dell’Edizione Enterprise di sinekarta

Dura ricominciare dopo la pausa Natalizia, vero?

Per rendere più digeribile il rientro quest’oggi non affronteremo uno di quei temi pesanti che riguardano la normativa o la tecnologia.

Parleremo invece della neonata strategia commerciale legata a sinekarta che, come ci eravamo ripromessi, è stata resa pubblica alla fine dell’anno passato.

Non è facile riuscire a trarre profitto dall’open source, ma se gli altri ci riescono perchè noi non dovremmo?

Ovviamente anche in questo caso non ci siamo inventati l’acqua calda (questa è una caratteristica che ci contraddistingue) ed abbiamo seguito le orme di Alfresco.

Alfrsco è il DMS sul quale è basato sinekarta, è opensource ed ha una chiara strategia commerciale.

Sulla stessa via sono nate due distinte edizioni di sinekarta : la Community e la Enterprise.

Se non avete chiara la differenza tra versione ed edizione vi consiglio di leggere questo mio articolo.

Entrambe le edizioni si basano sullo stesso software, quello che cambia sono i servizi che vengono forniti.

Se decidete di adottare l’edizione Community (quella scaricabile dal sito di progetto) non avete diritto a nulla di più del software e del materiale che si trova in rete.

L’edizione Community è gratuita e perfettamente funzionante.

Se decidete invece di sottoscrivere l’edizione Enterprise (stiamo parlando di un abbonamento a canone annuo) avete diritto a dei servizi, forniti da Jenia Software, legati a sinekarta.

Quali sono questi servizi? Non mi voglio dilungare in questo articolo sui dettagli, se siete curiosi li potete trovare sul sito dedicato.

I servizi legati alla Conservazione Sostitutiva sono tantissimi, Jenia Software ha la possibilità di offrirne parecchi.

Il modello open source si sposa molto con la Conservazione Sostitutiva perchè, come ho detto molte vole, il software è solo la parte più piccola del problema.

Fatevi un giro sul sito che descrive l’Edizione Enterprise di sinekarta, accettiamo commenti e/o critiche (ma solo quelle costruttive) più che volentieri!!!