Conservazione sostitutiva in cloud, gli aspetti giuridici da valutare

Questo interessante articolo sviscera molto bene (anche se in termini un po’ troppo formali) le più importanti problematiche legate alla conservazione sostitutiva in outsourcing.

La strategia di SineKarta, basata ESCLUSIVAMENTE su strumenti open source, mette in risalto la questione del “vendor lock-in“.

Un’azienda che realizza una software selection per l’adozione di un qualsiasi prodotto dovrebbe aver chiaro questo punto. Legarsi mani e piedi ad un fornitore specifico NON è una scelta intelligente, soprattutto nel lungo periodo.

L’eliminazione di questo vincolo è infatti alla base di TUTTI i progetti open source esistenti.

Scegliere una soluzione cloud necessita, oltre che di un’attenta valutazione degli aspetti giuridici, anche di una lungimirante strategia IT.

Rilasciata la nuova versione di SineKarta Protocollo Informatico.

Numerose sono le migliorie apportate dall’ultimo rilascio, prima fra tutte la compatibilità con Alfresco 4.2, per sfruttare al meglio tutte le nuove funzioni sviluppate da Alfresco.

Forte dell’esperienza del suo sviluppo e dell’interazione con le richieste dei clienti, SineKarta Protocollo Informatico ha raggiunto una maturità funzionale che ne permette un’integrazione semplice, non invasiva ed in linea con gli standard di Alfresco.

Le principali novità per Sinekarta Protocollo Informatico 4.2.0 sono:

1. Aggiornato per Alfresco 4.2
2. Aggiunto un workflow per prenotare la protocollazione di un nuovo documento ed un workflow per inoltrare un documento ad un altro utente.
3. Gli utenti abilitati alla protocollazione ed alla consultazione sono ora gestiti con ruoli specifici all’interno di un sito di protocollazione.
4. Nuova gestione del titolario che sfrutta la struttura di Alfresco per la gestione dell’albero e Share per la selezione delle sezioni.
5. Gestione dei fascicoli e manutenzione dall’interfaccia di Share.
6. Corretti numerosi bug e migliorata la gestione dei documenti dentro Alfresco.

Come sempre, i sorgenti di Sinekarta Protocollo Informatio ed i pacchetti per Alfresco sono disponibili su SourceForge all’indirizzo http://sourceforge.net/projects/sinekartapi

 

Rilasciata la versione 2.0 GA di SineKarta

Ci è voluto quasi un anno di lavoro ma alla fine la versione 2.0 di SineKarta ha raggiunto la stabilità e la maturità necessarie per guadagnarsi l’etichetta GA (General Availability).

Abbiamo parlato abbondantemente delle nuove funzionalità quindi non ripeterò concetti già espressi; è però utile ricordare le due principali nuove caratteristiche :

• Pieno supporto per Alfresco Share – tutte le funzionalità di SineKarta sono ora utilizzabili anche tramite quest’interfaccia
• Completa integrabilità per software di terze parti – è stata creata un’API utilizzabile da qualunque applicazione in qualsiasi tecnologia

L’occasione è perfetta per ricordare l’iter seguito da ciascuna versione prima di diventare GA :

• beta – la prima uscita di una versione è solo una preview delle principali caratteristiche della nuova versione
• rc1/rc2/rc3 – rc sta per “Candidate Release” : le 3 uscite rc introducono nuove funzionalità e correggono bug
• GA – General Availability : è la versione UFFICIALE testata e pronta per l’utilizzo degli utenti. Questa versione ha superato molti test di qualità effettuati dal nostro reparto Q&A

In che direzione ci muoviamo ora? Quali saranno le prossime novità?

Inutile dirlo, la nuova normativa uscirà presto dallo status di bozza, stiamo già studiando lo standard OAIS e le bozze di regolamentazioni. Prima di fare piani, però, aspettiamo l’approvazione delle nuove regole.

Un’altro degli obiettivi che intendiamo colpire con la prossima versione riguarda la separazione delle funzionalità di Firma Digitale (Digital Signature) dalle funzionalità di Conservazione Sostitutiva. Quest’ultima è una realtà (per ora) esclusivamente Italiana mentre la Firma Digitale è diffusa ovunque.

Proprio sulla Firma Digitale l’intenzione è duplice :

• estendere la platea anche agli utenti NON Italiani pubblicando contenuti in Inglese sul sito e sulle varie risorse social (compreso questo blog)
• estendere le funzionalità supportando diversi formati (xml e p7m oltre all’attuale PDF) ed aumentare i provider supportati (hsm, repository locali, etc.. oltre all’attuale smartcard)

Cosa fare dei documenti cartacei portati in conservazione sostitutiva?

Al termine del processo di conservazione sostitutiva è possibile distruggere la carta.
Ma quali sono i modi per farlo?
C’è chi parla di semplice cestino, chi di riciclaggio e chi addirittura di fuoco.
Domani però sarà possibile riusare immediatamente la carta, non necessariamente distruggerla.
Ecco come :

Con un documento del genere però non mi fiderei più di tanto a mettere la firma a penna. Meglio la firma digitale!

SineKarta 2.0 : rescheduled!

Come vi sarete accorti, ultimamente le attività  “social” di SineKarta sono calate; voglio rassicurare tutti i lettori di questo blog e gli estimatori del progetto: SineKarta è più “vivo” che mai.

Non ci nascondiamo dietro un dito però, JENIA Software (principale sponsor del progetto) è una piccola realtà  (anche se in forte crescita); il progetto SineKarta piace a molti e sta generando una quantità  di lavoro inaspettata.

Il motivo principale che ci ha costretto a rallentare riguarda un progetto che ci è stato commissionato da una GRANDE multinazionale; abbiamo dovuto sfruttare le competenze acquisite con l’integrazione delle MFP Toshiba per integrare con Alfresco gli scanner ad elevate prestazioni di un’altra nota casa produttrice. Tramite SineKarta vengono scannerizzati quasi 20.000 fogli al giorno, producendo su Alfresco oltre 10.000 documenti PDF/A. Il software è in grado di interpretare il codice a barre presente sulla prima pagina di ciascun foglio per separare, indicizzare ed aggiungere metadati ai documenti.

Il progetto è ormai in fase di chiusura ma ha richiesto uno sforzo organizzativo notevole alle nostre strutture interne.

Inoltre sono molti i produttori di software (come noi) che ci contattano perchè vedono in SineKarta uno strumento complementare al loro e vogliono esplorare le possibilità  di collaborazione/partnership. Noi siamo molto aperti e collaborativi nei confronti dei possibili partner, SineKarta puù far crescere anche loro oltre che noi.

Con una di queste aziende, in particolare, stiamo collaborando in maniera più stretta per proporre una soluzione integrata di Protocollo Informatico.

Come? Non sapete cos’è il Protocollo Informatico? Vergogna! Andatevi a studiare questo articolo.

La decisione è stata sofferta ma alla fine abbiamo optato per lo spostamento in avanti di 2 mesi dei rilasci di SineKarta.

La nuova roadmap è consultabile qui.