Le nuove regole tecniche sulla conservazione sostitutiva: cosa cambia

Lo scorso 3 Dicembre, a chiusura di un anno molto prolifico dal punto di vista legislativo (si vedano ad esempio il Decreto del Presidente del Consiglio del 21 marzo 2013 sul tema degli originali unici od il DM 55 del 3 aprile 2013 sulla fatturazione elettronica), il Consiglio dei Ministri ha emanato le nuove regole tecniche per la conservazione sostitutiva.

Si tratta delle modalità e delle procedure tecniche ed operative attraverso cui realizzare la conservazione sostitutiva dei documenti informatici, previste dal Codice per l’Amministrazione Digitale all’art. 71, che andranno a sostituire le attuali regole fissate dalla delibera CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004.

Molte le novità. Vediamo le principali.

Il sistema di conservazione

Nel nuovo decreto all’art. 3 si fa esplicito riferimento al sistema di conservazione, cioè ad un insieme coordinato di procedure e attività  che assicurino la presa in carico dei documenti, lo svolgimento a norma di legge del processo di conservazione e l’accessibilità nel tempo agli oggetti conservati. Si tratta di una modifica terminologica importante.

Con le attuali regole, infatti, viene posta l’enfasi maggiore sul risultato finale, cioè la creazione di documenti informatici con determinate caratteristiche, mentre il processo di conservazione, inteso come l’insieme coordinato delle attività che ha come scopo la produzione dei documenti informatici, è liberamente determinabile.

Con l’introduzione invece del “sistema di conservazione” punto focale diventa il processo, che deve assicurare, dalla presa in carico fino alla cancellazione finale, la conservazione dei documenti autentici, integri, affidabili, leggibili e reperibili. Il nuovo decreto descrive quindi all’art. 9 le linee guida del processo da adottare, che  ha come punti fondamentali:

• Una distinzione logica e funzionale, sulla base di un modello organizzativo descritto nel manuale della conservazione, tra il sistema di gestione dei documenti digitali e il sistema di conservazione sostitutiva. È una previsione normativa particolarmente significativa per le pubbliche amministrazioni, che dovranno valutare se creare al proprio interno strutture idonee oppure affidare il servizio a conservatori certificati;
• Il trasferimento dei documenti al sistema di conservazione sostitutiva, con la produzione di una conseguente ricevuta di versamento o “pacchetto di versamento“. Questo documento informatico è una novità assoluta rispetto alle attuali norme, ed attesta il passaggio di un documento informatico dal sistema della gestione documentale (ove previsto) a quello della conservazione sostitutiva. Si arriva quindi in questo modo, soprattutto nelle PA, a definire in modo puntuale dove termina l’attività del Responsabile della Gestione Documentale e dove inizia quella del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Parimenti, se il pacchetto di versamento non dovesse essere conforme alle specifiche previste dal sistema di conservazione, si deve produrre una ricevuta di scarto;
• Una struttura minima per i metadati, che contiene diverse categorie di informazioni (soggetto produttore, data chiusura, destinatari e/o partecipanti nel caso del fascicolo informatico , identificativo univoco). È però prevista l’obbligatorietà per il solo identificativo univoco;
• La creazione di un lotto di documenti, formato da uno o più pacchetti di versamento (secondo le indicazioni dettate dal manuale della conservazione) e riepilogato in un file chiamato “pacchetto di archiviazione“. Il pacchetto di archiviazione a sua volta presenta una struttura chiaramente definita che va a sostituire l’odierna “evidenza informatica” contenete le impronte dei documenti sottoposti a conservazione su cui il responsabile deve apporre la propria firma digitale;
• L’estrazione dei documenti dal sistema di conservazione attraverso “pacchetti di distribuzione” corrispondenti ai pacchetti di archiviazione;
• La gestione delle copie di backup, e più in generale della sicurezza del sistema attraverso l’adozione di un piano della sicurezza  del sistema, così come previsto dall’art. 12 del decreto, tenuto conto anche di quanto previsto dagli articoli da 31 a 36 del D.L. 196/2003 (Codice Privacy) in materia di tutela dei dati personali.

Inoltre, nelle nuove regole tecniche vengono individuati almeno tre soggetti diversi che interagiscono con il sistema di conservazione sostitutiva:

• il produttore, che è il soggetto delegato alla creazione dei pacchetti di versamento e che quindi è il responsabile del trasferimento dei documenti al sistema di conservazione sostitutiva;
• il responsabile della conservazione, che cura e gestisce l’intero processo di conservazione sostitutiva come descritto in  precedenza, coì come previsto peraltro anche dall’art. 7 del Decreto;
• l’utente, che è il soggetto autorizzato ad  interagire con i servizi del sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.

Le marche temporali

Nel testo del Decreto non viene mai richiamata la necessità di apporre marche temporali sui documenti conservati. Si parla invece di apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di versamento.

L’apposizione della marca temporale non è quindi più prevista nel processo di conservazione sostitutiva, ma rimane comunque obbligatoria per i documenti di natura fiscale[1] e, almeno nell’ambito privatistico o caso di contenziosi, rende la data di apposizione della marca stessa opponibile ai terzi.

Originali Unici

Come per le marche temporali, anche gli originali analogici unici non trovano spazio nelle nuove regole tecniche. Il processo di conservazione quindi, anche per gli originali analogici unici, ricade ora interamente sotto la responsabilità del responsabile della conservazione.

Questa innovazione è coerente, per quanto riguarda la PA, con quanto previsto dal Decreto del Presidente del Consiglio del 21 marzo 2013, che individua per quali categorie di documenti è possibile procedere alla conservazione sostitutiva solo con l’autentica di un pubblico ufficiale, ovvero quelli di particolare interesse per i quali sia è possibile procedere alla digitalizzazione. Mal si coordina però, anche in questo caso, con il disposto del DMEF del 23 gennaio 2004, che per la digitalizzazione degli originali analogici unici rilevanti ai fini tributari prevede l’intervento del pubblico ufficiale.

Manuale della conservazione

Infine, le nuove regole tecniche prevedono l’obbligatorietà del manuale della conservazione, un documento informatico che descrive dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti, i ruoli, le procedure adottate e l’architettura del sistema, anche per quanto concerne la sicurezza.

Il manuale deve essere redatto e periodicamente aggiornato dal responsabile della conservazione e messo a disposizione delle autorità in caso di accessi e verifiche. Si tratta dunque di un documento complesso e di assoluta rilevanza, che da’ le linee guida di comportamento a tutti coloro che interagiscono con il sistema di conservazione, descrivendone dettagliatamente la struttura ed il funzionamento.

Le nuove regole tecniche sono in attesa di pubblicazione nella gazzetta ufficiale della Repubblica, e quindi non sono ancora entrate in vigore. Dopo la loro pubblicazione, tutti coloro che hanno già adottato la conservazione sostitutiva avranno 36 mesi di tempo per adeguare i loro sistemi, che nella maggior parte dei casi significherà adottare il manuale della conservazione, prevedere i pacchetti di versamento ed adeguare le strutture dei metadati e del pacchetto di arc

---

[1] si veda in proposito il Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004