Conservazione sostitutiva e documenti fiscali: le nuove regole

Dopo dieci anni, decade il più vecchio dei decreti sulla conservazione dei documenti elettronici. Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del Decreto del MEF del 17 giugno 2014, è stato abrogato il precedente decreto del 23 gennaio 2004. Ci sono quindi nuove regole da rispettare per la conservazione digitale dei documenti rilevanti ai fini fiscali; nuove regole che – fortunatamente – semplificano e razionalizzano gli adempimenti.

TERMINI PER LA CONSERVAZIONE

La novità principale riguarda le tempistiche con cui le fatture, attive e passive, devono essere inviate al sistema di conservazione. Con le precedenti norme, il termine era molto rigido: entro 15 giorni dall’emissione o ricezione del documento. Forse per una generale sfiducia verso tutto ciò che è digitale, il legislatore imponeva, per avere garanzia sulla staticità ed immodificabilità dei documenti privi di supporto cartaceo (ma siamo sicuri che chi stampa le fatture su carta, anche a distanza di settimane o mesi, non le possa modificare?), delle scadenze di conservazione così frequenti e stringenti che di fatto rappresentavano un serio ostacolo alla diffusione della conservazione sostitutiva. Con il nuovo decreto, ragionevolmente, le scadenze da osservare tra chi adotta la conservazione sostitutiva e chi continua ad affidarsi alla carta sono uniformate. Quindi, visto che l’art. 7 del DL 357/1994 impone di “cristallizzare” le proprie scritture contabili, mediate la stampa dei registri obbligatori,  entro il terzo mese successivo alla scadenza per l’invio della dichiarazione dei redditi, lo stesso termine vale ora anche per l’invio in conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, comprese le fatture.

MARCA TEMPORALE

Nelle  norme tecniche di conservazione previste dal CAD all’art. 71 non menzionano le marche temporali, quanto piuttosto dei “riferimenti temporali” da apporre sui pacchetti di archiviazione. Il nuovo DM si adegua, aggiungendo però la precisazione che tali “riferimenti temporali” devono essere “opponibili ai terzi“. Di fatto, quindi, l’apposizione della marca temporale sui lotti di documenti informatici rimane d’obbligo.

IMPOSTA DI BOLLO

L’imposta di bollo dovrà d’ora in poi essere assolta in unica soluzione a consuntivo entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, esclusivamente in modalità telematica. Non è quindi più necessario il versamento degli acconti entro il 31 gennaio. Anche se l’imposta è dovuta direttamente in fattura, come nel caso ad esempio di fatture per prestazioni mediche esenti da IVA, è sufficiente il pagamento a consuntivo, purché si indichi in fattura che l’imposta sarà assolta secondo le indicazioni del nuovo decreto.

COMUNICAZIONI

È stata abolita la comunicazione dell’impronta degli archivi, nata per dare garanzia di staticità ai documenti conservati quando le marche temporali avevano una validità di soli 5 anni (insufficiente quindi a garantire la staticità dei documenti per tutti i 10 anni di conservazione obbligatoria delle scritture contabili), ma di fatto già inutile da quando la validità delle marche temporali è stata estesa a 20 anni. Come conseguenza inoltre del venir meno dei versamenti dell’imposta di bollo in acconto, non è poi più necessaria la comunicazione preventiva all’Agenzia delle Entrate sull’importo dell’imposta di bollo versata e la sua ripartizione tra acconto e saldo. È stata invece introdotta l’indicazione in dichiarazione dei redditi dell’adozione del regime di conservazione sostitutiva dei documenti.

AMBITO DI APPLICAZIONE

Con la previgente normativa, alcune categorie di documenti erano espressamente escluse. Nel nuovo decreto questa esclusione scompare: la conservazione sostitutiva ora può essere adottata senza dubbio anche per i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane. Peraltro l’esclusione della conservazione sostitutiva dei documenti doganali, nella pratica, era già venuta meno con l’informatizzazione delle procedure relative alle dichiarazioni di importazione o di esportazione. Ora tale esclusione viene cancellata anche a livello normativo.

CONFERME

Un decreto che introduce molte semplificazioni, quindi, ma che lascia al contempo invariati alcuni aspetti importanti. Due i principali:

• I documenti devono poter essere ricercati ed estratti secondo chiavi di ricerca multiple. È dunque importante avere una corretta gestione dei metatag associati a ciascun documento, meglio se collegati direttamente al sistema contabile, in modo da garantire questa ricercabilità.
• Per gli originali analogici unici, come ad esempio le schede carburante, qualora si decidesse di trasformarli in documenti digitali ed inviarli al sistema di conservazione sostitutiva, continua a richiedere l’autentica del pubblico ufficiale.