La più semplice fattura elettronica


Molti parlano di fatture elettroniche, alcuni hanno le idee chiare, altri un po’ meno. C’è addirittura chi è convinto che un semplice PDF sia già una fattura elettronica.

Ovviamente non è così. In questo articolo facciamo chiarezza riguardo le basi del documento fattura elettronica.

Una fattura elettronica è prima di tutto un documento informatico rilevante ai fini tributari, così come definito nell’articolo 3, comma 1 della normativa. Lo scopo di questo articolo è però quello di fare chiarezza, quindi non mi dilungo sulla burocrazia della normativa ma passo ad un esempio concreto.

Una fattura elettronica può essere prodotta a partire da tanti tipi di documenti (ad esempio word, excel, openoffice, pdf, xml, etc..) l’importante è che il documento non contenga macroistruzioni e/o codici eseguibili.

Il modo più semplice per spiegare il concetto è pensare ad una fattura in formato excel. Come sapete con excel si può fare di tutto, questo documento può essere facilmente “programmato”. Con questo tipo di documento potrei facilmente moltiplicare gli importi per 10 se la data in cui viene visualizzato il documento è superiore alla data X. In questo modo la fattura creata con excel farebbe vedere oggi una serie di importi, ma dopo il giorno X farebbe veder tutti gli importi moltiplicati per 10.

Fatture come queste (che contengono macroistruzioni o codici eseguibili) non possono essere la base di una fattura elettronica.

In questi casi è possibile convertire il documento in un’altro formato più “statico” come ad esempio il PDF, meglio ancora il PDF/A.

Una volta che avete in mano un documento senza macroistruzioni nè codici eseguibili è necessario apporre il Riferimento Temporale e la Firma Elettronica Qualificata (tipicamente la Firma Digitale). Questa operazione può essere fatta in diversi modi, questo dipende dal tipo di documento dal quale partite.

Se avete in mano una fattura in formato XML potete applicare il Riferimento Temporale e la Firma Digitale utilizzando il formato XAdES.

Come ho gia detto in un precedente articolo il formato XML non è un formato facilmente leggibile da una persona, esteticamente non è sicuramente gradevole.

Se avete in mano una fattura in formato PDF (o PDF/A) potete usare il formato PAdES.

Questa è la strategia sposata da sinekarta; il PDF/A è un formato leggibile nel tempo ed universalmente riconosciuto. Conservare dei documenti PDF/A firmati permette di avere un archivio facilmente leggibile e consultabile, senza perdere le caratteristiche di visualizzazione.

Per tutti gli altri tipi di formati (ma anche per gli XML e PDF) si può utilizzare il formato CAdES.

Questo è un formato che può essere applicato a qualsiasi tipo di documento, ha però un grosso difetto : cambia il formato del file.

Questo non è un concetto facile da capire se non si mastica di informatica. Provo a spiegare il concetto con un esempio : è come se mettessi la fattura in una busta, la firma non viene apposta sulla fattura ma sulla busta. Questo mi costringe a conservare il contenitore (la busta) per avere accesso al contenuto (la fattura).

Di per se questo non sarebbe un grosso problema se non fosse che per poter leggere la fattura sono costretto tutte le volte ad aprire la busta. Questa operazione corrisponde ad utilizzare un software particolare (ad esempio dike di Infocamere) che mi permette di mettere e togliere documenti dalla busta.

Questo metodo si porta dietro un’altro grosso problema : i documenti che imbusto e porto in archivio oggi, sarò in grado di rileggerli tra qualche anno? Non sto parlando della busta ma del contenuto. Se oggi imbusto un documento in formato word, tra 9 anni troverò una versione di Microsoft Office in grado di leggere questo particolare documento?

In conclusione, per produrre una fattura elettronica basta riuscire a produrre un documento privo di macroistruzioni e/o codici eseguibili e a firmarlo utilizzando uno dei tre metodi descritti.

Un esempio? Potete usare notepad per produrre un semplice documento di testo (txt) e poi usare dike per applicare la firma digitale in formato CAdES.

Attenzione però!!!!!! Il problema vero non è la produzione di una fattura elettronica. Oltre a produrla è necessario applicare le regole della normativa riguardanti la conservazione.

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