Conservazione sostitutiva delle fatture analogiche con sinekarta


Abbiamo più volte detto che con l’attuale versione di sinekarta è possibile realizzare la Conservazione Sostitutiva dei documenti analogici rilevanti a fini tributari, ma come?

Le prime righe di questo articolo sono piuttosto tecniche e indicano, come d’obbligo, i riferimenti alla normativa; non vi addormentate, resistete solo pochi capoversi.

Per chi ancora non lo sapesse ricordiamo che alcune tipologie di documenti, per essere portati in Conservazione Sostitutiva, devono rispettare una normativa particolare.

Quella da rispettare in questo caso è definita dal Ministero delle Finanze, in particolare dal DECRETO del 23 gennaio 2004 : Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto.

Questa normativa si basa su quella del CNIPA e, di per sè, non è particolarmente complessa.

A questo va inoltre aggiunto che gli articoli che interessano la conservazione sostitutiva delle fatture analogiche sono soltanto il 4 ed il 6.

Ok, tutti i riferimenti alla normativa sono finiti, ora iniziamo a parlare con un linguaggio più comprensibile.

La differenza sostanziale tra Fatture Elettroniche ed Analogiche sta nella modalità di emissione, le prime sono emesse come documenti informatici, firmati dal legale rappresentante dell’azienda; le seconde sono dei normali documenti (word, pdf, openoffice), anche cartacei. La maggior parte delle aziende non ha un software di contabilità che permette l’emissione delle fatture elettroniche, per questo le PMI possono più economicamente puntare alla Conservazione Sostitutiva delle sole fatture analogiche.

A che scopo? Per eliminare fisicamente la carta ed avere un archivio gestito in modo più efficiente. Con sinekarta inoltre (che è basato su Alfresco) la soluzione è totalmente open source, quindi i costi sono sicuramente più abbordabili.

Ma iniziamo ad approfondire …

Primo punto : posso portate in Conservazione Sostitutiva i documenti che voglio, a patto di avere una gestione omogenea. Questo significa che se decido di conservare le fatture, dovrò farlo per TUTTE le fatture di un registro sezionale (o sotto-sezionale), senza “buchi”. Stesso discorso per qualsiasi tipologia di documento.

Secono punto : è importante che sia garantito l’ordine cronologico. Questo problema va diviso in due parti, da una parte ci sono le Fatture Attive, dall’altra quelle Passive.

Per le fatture Attive, il problema è facile perchè ciascuna Fattura contiene (tra i dati obbligatori) il numero fattura. E’ importante che tra tutte le Fatture Attive portate in Conservazione non ci siano dei “buchi” nella numerazione.

Per quanto riguarda le Fatture Passive l’approccio è diverso. Per garantire “l’ordine cronologico senza soluzione di continuità” è necessario fare riferimento al numero di registrazione nel registro IVA degli acquisti.

Il problema è che per inserire questo numero di registrazione dovrei modificare la Fattura Analogica che ho ricevuto. Questo è un bel problema perchè non sempre posso farlo.

Se ho in mano la fattura cartacea posso semplicemente scrivere a penna sulla carta il numero di registro prima di scannerizzare il documento.

Se ho in mano un documento (word o openoffice) posso modificare il documento, ad esempio aggiungendo al termine del documento una nuova pagina con questo numero (blah… io non lo farei!).

Se ho un PDF o un PDF/A la questione si complica di parecchio.

Per fortuna sinekarta ci risolve parecchi problemi; prende qualsiasi tipo di documento e lo converte in PDF/A (formato più consono alla conservazione a lungo termine) inserendo nel documento stesso alcuni dati specificabili al momento dell’upload (descrizione, titolo, nome file, etc.).

Con sinekarta sarà sufficiente indicare nella descrizione del documento (o addirittura nel nome stesso) il numero progressivo del registro IVA, questo dato verrà salvato nel documento stesso.

Terzo punto : usa il buon senso per dare il nome ai file delle fatture. Ovvero porta in Conservazione Sostitutiva file il cui nome riporti il suddetto numero. Volete gestire ancora più velocemente il vostro archivio? Utilizzate questa regola anche per le Fatture Attive!

Definite una convenzione sui nomi dei file e rispettatela! Un esempio di convenzione potrebbe essere :

anno _ numero registro IVA _ cliente/fornitore _ altri dati

generando dei file come :

2011_00001_wind_canoneAbbonamentoTelefoniaMobile.pdf (fattura passiva)

oppure

2011_00032_alfa_licenzaSinekartaEnterprise.pdf (fattura attiva)

In questo modo il nome del file può darvi molte indicazioni prima ancora di aprirlo. Ricordatevi però che il nome di un file non può essere più lungo di 255 caratteri e che sinekarta (di default) utilizza cartelle diverse per i due tipi di Fatture.

Punto quarto : Alfresco vi permette di eseguire ricerche Full-Text sul vostro archivio. Qualsiasi tipo di ricerca vogliate eseguire non avrà limiti.E’ bene portare in Conservazione Sostitutiva sempre documenti elettronici (word, pdf, openoffice), limitate al massimo le immagini scannerizzate. sinekarta è in grado di eseguire un algoritmo di OCR sulle immagini scannerizzate, ma la precisione di questi algoritmi dipende da troppe variabili.

Punto quinto : evitate di portare in conservazione doucmenti originali unici, vi complichereste solo la vita ed alzereste i costi; le Fatture non sono originali unici.

Sesto ed ultimo punto : non ci sono vincoli temporali. Mettete le Fatture analogiche in archivio quando volete, ed applicate la Marca Temporale con degli intervalli che abbiano un senso per la vostra realtà. Una Marca Temporale costa circa 30 centesimi di euro ; applicandone una alla settimana spendereste poco più di 15 euro in un anno. Decidete ogni quanto applicarla, potete farlo anche una sola volta all’anno, ma ricordate : finchè non avete applicato la Marca Temporale non potrete distruggere gli originali cartacei.

Detto questo, se ne capite un po’ di informatica e vi siete studiati la normativa, grazie a sinekarta potete implementarvi il vostro sistema di Conservazione Sostitutiva delle Fatture Analogiche a norma senza spendere un euro.

Buon lavoro!

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La più semplice fattura elettronica


Molti parlano di fatture elettroniche, alcuni hanno le idee chiare, altri un po’ meno. C’è addirittura chi è convinto che un semplice PDF sia già una fattura elettronica.

Ovviamente non è così. In questo articolo facciamo chiarezza riguardo le basi del documento fattura elettronica.

Una fattura elettronica è prima di tutto un documento informatico rilevante ai fini tributari, così come definito nell’articolo 3, comma 1 della normativa. Lo scopo di questo articolo è però quello di fare chiarezza, quindi non mi dilungo sulla burocrazia della normativa ma passo ad un esempio concreto.

Una fattura elettronica può essere prodotta a partire da tanti tipi di documenti (ad esempio word, excel, openoffice, pdf, xml, etc..) l’importante è che il documento non contenga macroistruzioni e/o codici eseguibili.

Il modo più semplice per spiegare il concetto è pensare ad una fattura in formato excel. Come sapete con excel si può fare di tutto, questo documento può essere facilmente “programmato”. Con questo tipo di documento potrei facilmente moltiplicare gli importi per 10 se la data in cui viene visualizzato il documento è superiore alla data X. In questo modo la fattura creata con excel farebbe vedere oggi una serie di importi, ma dopo il giorno X farebbe veder tutti gli importi moltiplicati per 10.

Fatture come queste (che contengono macroistruzioni o codici eseguibili) non possono essere la base di una fattura elettronica.

In questi casi è possibile convertire il documento in un’altro formato più “statico” come ad esempio il PDF, meglio ancora il PDF/A.

Una volta che avete in mano un documento senza macroistruzioni nè codici eseguibili è necessario apporre il Riferimento Temporale e la Firma Elettronica Qualificata (tipicamente la Firma Digitale). Questa operazione può essere fatta in diversi modi, questo dipende dal tipo di documento dal quale partite.

Se avete in mano una fattura in formato XML potete applicare il Riferimento Temporale e la Firma Digitale utilizzando il formato XAdES.

Come ho gia detto in un precedente articolo il formato XML non è un formato facilmente leggibile da una persona, esteticamente non è sicuramente gradevole.

Se avete in mano una fattura in formato PDF (o PDF/A) potete usare il formato PAdES.

Questa è la strategia sposata da sinekarta; il PDF/A è un formato leggibile nel tempo ed universalmente riconosciuto. Conservare dei documenti PDF/A firmati permette di avere un archivio facilmente leggibile e consultabile, senza perdere le caratteristiche di visualizzazione.

Per tutti gli altri tipi di formati (ma anche per gli XML e PDF) si può utilizzare il formato CAdES.

Questo è un formato che può essere applicato a qualsiasi tipo di documento, ha però un grosso difetto : cambia il formato del file.

Questo non è un concetto facile da capire se non si mastica di informatica. Provo a spiegare il concetto con un esempio : è come se mettessi la fattura in una busta, la firma non viene apposta sulla fattura ma sulla busta. Questo mi costringe a conservare il contenitore (la busta) per avere accesso al contenuto (la fattura).

Di per se questo non sarebbe un grosso problema se non fosse che per poter leggere la fattura sono costretto tutte le volte ad aprire la busta. Questa operazione corrisponde ad utilizzare un software particolare (ad esempio dike di Infocamere) che mi permette di mettere e togliere documenti dalla busta.

Questo metodo si porta dietro un’altro grosso problema : i documenti che imbusto e porto in archivio oggi, sarò in grado di rileggerli tra qualche anno? Non sto parlando della busta ma del contenuto. Se oggi imbusto un documento in formato word, tra 9 anni troverò una versione di Microsoft Office in grado di leggere questo particolare documento?

In conclusione, per produrre una fattura elettronica basta riuscire a produrre un documento privo di macroistruzioni e/o codici eseguibili e a firmarlo utilizzando uno dei tre metodi descritti.

Un esempio? Potete usare notepad per produrre un semplice documento di testo (txt) e poi usare dike per applicare la firma digitale in formato CAdES.

Attenzione però!!!!!! Il problema vero non è la produzione di una fattura elettronica. Oltre a produrla è necessario applicare le regole della normativa riguardanti la conservazione.

fattura elettronica, fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche


La differenza tra i tre termini non è difficile, quelli di voi che stanno approcciando questo tema per la prima volta devono chiarirsi le idee.

Partiamo con la cosa più facile : la fattura elettronica. Una fattura elettronica è un documento, esattamente come la fattura cartacea. Quella elettronica ha però alcune speciali caratteristiche.

Prima di tutto stiamo parlando di un documento digitale, non cartaceo. In più la normativa definisce che una fattura elettronica deve essere un “documento informatico” ovvero un documento che è stato reso statico ed immodificabile tramite l’apposizione della firma digitale del legale rappresentante dell’azienda. La firma digitale può essere apposta in tre diversi formati : XAdES, PAdES e CAdES.

Il formato XAdES si applica ai documenti XML, è particolarmente indicato per produrre fatture facili da interpretare per un software.

Il formato PAdES si applica ai documenti PDF, il formato PDF è uno standard di fatto per i documenti stampabili.

Il formato CAdES si applica a tutti gli altri tipi di documenti, richiede però un software particolare per la visualizzazione dei documenti originali.

Un’azienda che intende emettere una fattura elettronica deve riuscire a produrre un documento informatico firmato utilizzando uno di questi tre formati. Se questa operazione la riescie a fare il software di contabilità, tanto meglio, ma questo non è un vincolo.

Ora che abbiamo capito cos’è una fattura elettronica, vediamo di capire cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Il ministero delle finanze ha definito delle regole specifiche per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Le fatture devono essere portate in conservazione sostitutiva entro 15 giorni dalla data di emissione (per le fatture attive) o ricezione (per le fatture passive).

La conservazione sostitutiva di questi particolari tipi di documenti consiste nell’applcazione, su ciascuna fattura o su un documento contenente le impronte di un lotto di fatture, della marca temporale.

La fatturazione elettronica, infine, è l’insieme di tutto quanto concerne le fatture elettroniche. Si perchè, per un azienda, gestire le fatture elettroniche è prima di tutto un problema di processo.

Un processo che parte dalla creazione della fattura (contabilità), l’emissione (la firma digitale), la trasmissione, la ricezione (ancora contabilità) e termina con la conservazione (sostitutiva), il tutto senza mai essere stampata. Inoltre la fatturazione elettronica eseguita utilizzando “formati strutturati” (tipicamente XML) permette un reale risparmio di tempo e lavoro.

Utilizzare questi formati è il primo passo per integrare (tramite automatismi) diverse aree dell’azienda ad esempio l’ufficio acquisti, la logistica, l’amministrazione, la tesoreria, etc…

Ultima considerazione : la fatturazione elettronica è tanto più efficace quanto più è grande l’azienda.

Il rapporto costi/benefici dell’implmentazione di questi processi è migliore al crescere delle dimensioni dell’azienda.

La torre di babele della fatturazione elettronica


La comunità europea ha identificato un formato standard per lo scambio delle fatture in formato elettronico.

Non smetterò mai di dire che questo è l’aspetto più importante di tutto il problema!

Per una persona senza un background informatico è un concetto che non è facile da capire, vediamo di spiegare meglio.

Se decido di andare in vacanza in Cina sono costretto ad affrontare un grosso problema, la lingua.

Le soluzioni a questo problema sono diverse : potrei imparare il cinese, assumere un interprete, comperare uno di quegli aggeggi elettronici che fanno traduzioni oppure imparare una “lingua franca”.

Quale soluzione scegliere? Ovviamente dipende da molti aspetti, ogni soluzione ha i suoi pro ed i suoi contro.

Imparare il cinese è un’ottima soluzione, costa molto (sotto molti punti di vista) ma una volta che lo si è imparato BENE, non ci saranno problemi.

Ma se il viaggio di piacere in Cina lo faccio una volta sola in tutta la vita? Tanta fatica per così poco?

Assumere un interprete è un’altra buona soluzione, non faccio molta fatica, spendo un po’ e magari l’interprete è anche una bella ragazza che mi terrà compagnia per tutto il viaggio.

Ovviamente, se l’anno prossimo decido di andare in Russia, sono al punto di partenza.

Comperare uno di quegli aggeggi elettronici che traducono è la soluzione che apprezzo di meno… Come fidarsi?

Avete mai provato ad utilizzare il servizio di traduzioni on-line di google? Il risultato non è certo affidabile! Può andare bene se si conosce già la lingua e vi trovate di fronte ad un testo particolarmente difficile.

L’ultima soluzione è quella che, bene o male, tutti utilizziamo: adoperiamo una lingua franca.

A cosa mi riferisco? Naturalmente all’inglese!!

L’inglese è diventato il linguaggio più utilizzato al mondo; in qualunque paese al mondo si troverà sempre qualcuno in grado di capirci se parliamo inglese. Col passare del tempo lo si utilizzerà sempre di più.

Il concetto è chiaro, vero? Torniamo allora alle nostre fatture elettroniche.

Esistono diversi software di contabilità, ognuno ha la sua “lingua”. Siamo di fronte ad una vera e propria torre di Babele informatico/fiscale. E’ ovvio, i concetti che si esprimono sono gli stessi (quelli della contabilità), ma il modo con il quale vengono esposti sono i più disparati. Anche in questo caso, come nel caso del viaggio in Cina, le soluzioni solo le più fantasiose e fantascientifiche.

Potrei acquistare un adattatore per ciascuna applicazione con la quale dovrò scambiare le mie fatture; ma, tra clienti e fornitori, dovrei acquistare centinaia di adattatori. Il costo sarebbe ESAGERATO!

Potrei costringere tutti i miei clienti e fornitori ad adottare il mio stesso software di contabilità. No, questa non sta proprio in piedi….

Potrei acquistare un supertraduttore in grado di convertire (con una “semplice” configurazione) da e verso qualsiasi formato; Peccato che di solito queste configurazioni sono un VERO CASINO!

Personalmente (e penso di averlo dimostrato con sinekarta) adotto la filosofia KISS(Keep It Simple, Stupid!).

Faccio in modo che il mio software di contabilità “impari” una lingua franca. Quale? Quella indicato dalla comunità europea : l”UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) versione 2.

Come faccio ad insegnargli? Io non posso. Posso però esigere che il mio fornitore implementi alcune funzioni per importare ed esportare fatture in questo formato.

Attenzione però, queste funzioni non serviranno solo a me, serviranno a tutte le aziende che utilizzano lo stesso software di contabilità. Se il vostro fornitore intende farvi pagare una follia per queste funzioni, rifiutatevi! In fondo pagate ogni anno un canone di licenza, queste sono (o saranno) normali evoluzioni del software.

Buon Natale!