Dematerializzazione delle fatture : tre i possibili modelli

In questo articolo facciamo un piccolo passo indietro e vediamo di capire quali siano le possibili modalità di dematerializzazione delle fatture.

La prima distinzione da fare riguarda il tipo di fatturazione che l’azienda decide di applicare.

L’azienda può decidere di implementare la fatture elettronica oppure la più classica fatturazione analogica (quella ad oggi normalmente utilizzata).

Un’azienda potrebbe decidere di mantenere invariato il proprio software di contabilità, in questo caso sia le fatture emesse che quelle ricevute sarebbero fatture analogiche. Come già più volte specificato, questa modalità implica la necessità di stampare tutte le fatture, sia quelle passive che quelle attive. In questo caso l’azienda può dematerializzare le fatture, la normativa è chiara e cita : “Il contribuente … può scegliere di convertire le fatture cartacee in documenti elettronici anche in un momento successivo, ossia fino a quando ne sussiste l”obbligo di conservazione civilistica (10 anni ex articolo 2214 del c.c.)”. La dematerializzazione può, essendo disponibili i formati cartacei, essere quindi fatta in qualunque momento.

In caso invece l’azienda si doti di un software di contabilità predisposto per la fatturazione elettronica vanno distinti due casi. Le fatture prodotte (o quelle ricevute) possono essere elaborabili (strutturate) oppure non elaborabili (destrutturate).

In caso il software di contabilità sia predisposto per ricevere delle fatture strutturate, l’importazione (nel sistema stesso) non necessiterà dell’intervento umano. Le fatture ricevute avranno un formato “leggibile” per un software, il caricamento nel registro degli acquisti sarà automatizzato.

In caso il software non sia predisposto per ricevere formati strutturati (o non sia in grado di gestire un particolare formato), un utente dovrà riportare manualmente i dati della fattura in contabilità.

Dal punto di vista della conservazione della fattura non c’è differenza. In entrambi i casi la fattura avrà la forma di un documento informatico, ovvero di documento statico ed immodificabile; la conservazione deve essere fatta entro 15 giorni dalla data di emissione / ricezione.

Un caso particolare, l’ultimo da analizzare, riguarda un’azienda che ha un software predisposto per la fatturazione elettronica che riceve fatture analogiche. Anche questo caso prevede che l’azienda che riceve la fattura la porti in conservazione entro 15 giorni dalla data di ricezione ma essendo la data di ricezione potenzialmente dubbia, i 15 giorni possono essere contanti a partire alla scadenza del termine previsto dall”art.22 DPR 600/73 (60 giorni). In questo caso la fattura va messa in archivio entro 75 giorni (60 + 15) dalla data di emissione.

Per ulteriore chiarezza ricapitoliamo con un semplice elenco i casi possibili :

1. L’azienda non applica la fatturazione elettronica
   • le fatture possono essere dematerializzate in qualsiasi momento : il documento archiviato è l’immagine della fattura firmata dall’RCS.
   • l’azienda può ricevere fatture elettroniche ma è costretta a stamparle (NON DEVE dare il consenso alla fatturazione elettronica).
2. L’azienda applica la fatturazione elettronica
   • la fattura ricevuta è elettronica in un formato strutturato che il software di contabulità è in grado di interpretare : l’utente non digita nulla, il documento archiviato è il documento informatico firmato dal legale rappresentante dell’azienda che ha emssso la fattura.
   • la fattura ricevuta è elettronica in un formato NON strutturato o in un formato strutturato non gestito dal software di contabilità : l’utente deve digitare i dati della fattura nel software di contabilità, il documento archiviato è il documento informatico firmato dal legale rappresentante dell’azienda che ha emssso la fattura.
   • la fattura ricevuta è analogica : l’utente deve digitare i dati della fattura nel software di contabilità, il documento archiviato è l’immagine firmata dall’RCS.

In questo articolo potete trovare diversi riferimenti utili riguardanti l’argomento di oggi.

Fatture elettroniche : cambiamo la prospettiva

Gli articoli delle scorse settimane ci hanno permesso di capire che il problema della conservazione sostitutiva (a norma) delle fatture elettroniche, siano esse attive o passive, è molto simile.

La fattura deve essere messa in archivio come documento informatico (statico ed immodificabile). La firma di questo documento può essere apposta dal legale rappresentante dell’azienda che emette la fattura (fattura elettronica) o dall’RCS (fatura analogica).

Una volta che la fattura è archiviata, deve :

1. essere garantito l’ordine cronologico senza soluzione di continuità
2. applicata la marca temporale entro 15 giorni dalla data di emissione/ricezione
3. essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione utilizzando diversi criteri (Cognome, Nome, Ragione Sociale, Codice Fiscale, Partita IVA, Data Emissione, Numero fattura)

Conservare una fattura non è poi così difficile allora…

Il problema maggiore, in realtà, riguarda l’interazione con gli altri software.

Per qualunque tipo di fattura (attiva o passiva, analogica o elettronica) al momento del caricamento della fattura in archivio è necessario aggiungere il numero progressivo della fattura ed i dati per la ricerca.

Come possiamo aggiungere questi dati?

Il modo più semplice è quello di lasciarli digitare all’utente. L’utente però ha già dovuto riportare manualmente questi dati nel proprio software di contabilità (se esiste), è possibile evitare che l’utente (ri)digiti questi dati?

Un mio vecchio capo sosteneva che nell’informatica tutto è possibile, dipende sempre da quanto si vuole spendere!!!

In un mondo perfetto sinekarta dovrebbe riuscire a “leggere” la fattura, estraendo automaticamente questi dati. Ma questo, per un software non è facile… Supponiamo che, ad esempio tramite un software di OCR (se non sai cosa sia leggiti questo vecchio articolo), si riuscisse ad intercettare la parola “Garibaldi” contenuta nel documento, come è possibele stabilire se è riferita ad un Cognome, ad una Via o ad una Ragione Sociale?

Purtroppo questa strada non è percorribile, non senza alzare i costi. Per semplificare ed ottimizzare questo tipo di problemi si ricorre a formati la cui lettura ed interpretazione sia semplice per un software, ad esempio il formato XML. Il problema è che, di solito, questi formati sono piuttosto ostici per un umano….

Quindi abbiamo due problemi contrapposti :

• un documento leggibile per un umano è difficilmente leggibile per un software
• un documento leggibile per un software è difficilmente leggibile per un umano

Quindi?

Come al solito siamo costretti a “limitare i danni”, cercando la soluzione migliore per ciascun caso.

Vediamoli :

1. il documento da archiviare è un PDF/A firmato o NON firmato : l’utente è costretto a digitare i dati a mano
2. il documento da archiviare è un Word (o OpenOffice) NON firmato : viene convertito in PDF, l’utente digita a mano i dati
3. il documento da archiviare è un Word (o OpenOffice) firmato : il formato NON E’ ACCETTABILE perchè non è possibile convertirlo in PDF/A senza perdere i dati di firma
4. il documento da archiviare è un documento XML (specifiche UBL) firmato o NON firmato : sinekarta converte l’XML in PDF ed estrae automaticamente i dati, l’XML (compreso di firma) viene inserito come metadato XMP nel PDF
5. il documento da archiviare è un documento PDF/A contenente un XML:UBL, firmato o NON firmato : PERFETTO!!! questo è il formato perfetto per sinekarta.

Fatture elettroniche passive

Questo articolo affronta la parte più complessa della fatturazione elettronica, ovvero la gestione delle fatture elettroniche passive.

Come al solito partiamo dal caso reale, l’azienda Eta riceve una fattura cartacea dall’azienda Beta; il costo della stampa è a carico dell’azienda Beta. L’azienda Beta può inviare un documento analogico all’azienda Eta (Word, PDF, …) a patto che l’azienda Eta abbia dato il consenso ad assumersi il costo della stampa. In qualunque cas0 la fattura risulta emessa al momento della stampa, sia che sia eseguita da Eta che da Beta.

Tenete peresente che la Fattura è un documento originale NON unico! Che differenza c’è tra documento originale unico e non unico? ah ah! Ancora una volta ti sei perso dei pezzi… se non lo sai vai a rileggerti questo articolo.

L’azienda Eta decide di applicare la fatturazione elettronica, cosa cambia? Cambia parecchio perchè è necessario distinguere i vari casi.

In particolare, la fattura potrebbe provenire sottoforma di :

1. documento cartaceo – la stampa è stata fatta dall’azienda Beta
2. documento analogico – la stampa dovrà essere fatta (sempre e comunque) dall’azienda Eta
3. documento informatico – la stampa può NON essere fatta

Tutto chiaro no? Lo so, lo so, sto correndo troppo… Analizziamo con calma i singoli casi e vediamo come gestirli.

Se mi arriva una fattura cartacea, per conservarla a norma sono costretto a scannerizzarla, applicare la firma digitale dell’RCS e apporre la marca temporale entro 15 giorni dalla data di ricezione della fattura. Dopo avere applicato la marca temporale posso distruggere la carta.

Se mi arriva un documento analogico (Word o PDF non firmati) sono costretto a stamparli comunque… La procedura in questo caso è davvero stata pensata (dal legislatore) male , perchè per essere a norma Eta deve stampare la fattura (che solo dopo essere stata stampata risulta emessa), il documento analogico ricevuto (per fortuna non la scannerizzazione della stampa appena fatta) deve essere firmato dall’RCS e deve essergli apposta la marca temporale; solo dopo quest’ultimo passo posso permettermi di distruggere la stampa che io stesso ho fatto.

Se mi arriva un documento informatico (una fattura elettronica) allora posso evitare di stampare la fattura, mettendo in archivio direttamente il documento ricevuto. In questo caso la firma dell’RCS non sarebbe necessaria perchè il documento è già firmato, la marca temporale però va sempre apposta entro 15 giorni dalla data di ricezione della fattura. Attenzione in questo caso tra Eta e Beta deve esserci un accordo che sancisce (tra le altre cose) che Eta è in grado di ricevere e conservare secondo la normativa i documenti informatici nel formato prodotto da Beta.

Unica nota aggiuntiva a questi casi è che, come per le fatture attive, anche per le passive Eta deve preoccuparsi di garantire l”ordine cronologico senza soluzione di continuità. Ovviamente anche in questo caso il grosso del problema dovrebbe essere risolto dal software di contabilità, sinekarta si limiterà a fare un controllo sulla numerazione.

Il problema grosso di questa gestione è già stato menzionato ma è passato inosservato ad un occhio poco attento. Si perchè la fattura elettronica che Eta riceve da Beta è un documento informatico, quindi è statico ed immodificabile. Per questo la conservazione sostitutiva deve essere fatta di quello specifico documento, non è possibile convertirla in altri formati “migliori” (come ad esempio il PDF/A).

Quindi se Eta non è in grado di leggere il documento prodotto da Beta, non potrà effettuare la conservazione sostitutiva a norma. Si perchè uno dei requisiti di un archivio a norma è che l’RCS deve poter essere SEMPRE in grado di verificare la leggibilità del documento. Se l’azienda Beta fornisce fatture elettroniche in formato Word ed Eta intende conservarle, Eta dovrà possedere una licenza di Microsoft Office e mantenerla per 10 anni, ovvero finchè dovrà conservare il documento.

Conclusione : un’azienda che intende ricevere fatture elettroniche DEVE preoccuparsi dei formati che è in grado di ricevere e gestire; allo stesso modo un’azienda che intende inviare fatture elettroniche DEVE preoccuparsi dei formati che è in grado di produrre.

Fatture elettroniche attive

Questo è il primo articolo di una serie che approfondisce il tema della fatturazione elettronica. Come spiegato la settimana scorsa sinekarta è già quasi pronto per permettere la conservazione sostitutiva dei documenti “rilevanti ai fini tributari”. Per semplificare i vari concetti dividiamo il problema delle fatture in due distinti filoni, le fatture elettoniche attive e quelle passive. Quest’oggi ci concentriamo sulla parte più semplice del problema, le fatture attive.

Per capire come funziona il giro del fumo, è opportuno capire cosa succede con il cartaceo. Senza fatturazione elettronica un’azienda che emette una fattura è SEMPRE costretta a stamparla in duplice copia, una da tenere per la propria contabilità ed una da consegnare all’altra azienda. Oggi molti non fanno la doppia stampa, è prassi inviare all’altra azienda un documento word o PDF, lasciando alla controparte l’onere della stampa (che è sempre e comunque obbligatoria).

– Quanti di voi sanno che questa prassi è fuorilegge? Per legge l’onere del costo della stampa è a carico del “soggetto passivo di imposta” ovvero chi incassa la fattura. Ma questo è un altro problema… –

E’ l’operazione di stampa su carta che sancisce l’emissione della fattura, se la stampa non viene fatta, dal punto di vista legale la fattura non è mai stata emessa.

Ricordiamoci che stiamo analizzando il problema ESCLUSIVAMENTE dalla prospettiva di chi emette la fattura; la prospettiva del destinatario sarà analizzata in un altro articolo.

Quali sono i benefici della fatturazione elettronica? Un’azienda che applica la fatturazione elettronica può evitare di stampare la fattura e di conservare il cartaceo, una fattura elettronica risulta emessa quando viene trasformata in documento informatico.

Cos’è un documento informatico? Non sei stato attento agli articoli precedenti!!!

Un documento informatico è un documento statico ed immodificabile.

Come si ottiene un documento informatico? haha! Beccato un’altra volta!

Un documento informatico è un documento che non contiene codice eseguibile nè macroistruzioni e che viene firmato con la firma digitale.

E’ importante il mezzo tramite il quale viene inviata la fattura? NO! La PEC non c’entra. La PEC ha la stessa valenza della raccomandata; sono rare le occasioni in cui un’azienda invia una fattura tramite raccomandata; comunque l’invio tramite raccomandata non c’entra con l’emissione della fattura.

Ma c’è un problema…. come sempre. Se l’azienda alla quale invio la fattura è pronta per la fatturazione elettronica, MIRACOLO, nessuna delle due aziende deve stampare su carta!

Se l’azienda alla quale invio la fattura non gestisce la fatturazione elettronica, è l’azienda mittente che deve accollarsi l’onere del costo della stampa. Ma allora, non è vero che posso evitare di stampare??? Si che si può! L’azienda che emette fattura può evitare di stamparla previo accordo con il destinatario, il quale deve acconsentire ad accollarsi i costi della stampa. E’ ovvio che in questo caso la fatturazione elettronica sarà applicata solo dal mittente, e non dal destinatario.

Ricapitoliamo quanto detto fin’ora applicandolo a sinekarta :

1. Creo una fattura utilizzando un qualsiasi editor, ad esempio OpenOffice.
2. Converto la fattura in PDF/A (niente codice eseguibile nè macroistruzioni, è un formato leggibile nel tempo)
3. Applico la firma digitale (del legale rappresentante dell’azienda)
4. Invio la fattura alla controparte, con qualsiasi mezzo.

Tutti qui? No, in effetti no. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, per essere a norma, necessita di un’altra manciata di dettagli.

5. Deve essere garantito l’ordine cronologico senza soluzione di continuità
6. La marca temporale deve essere applicata alle fatture entro 15 giorni dalla data di emissione
7. Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione per Cognome, Nome, Ragione Sociale, Codice Fiscale, Partita IVA, Data Emissione; su consiglio di Paolo aggiungiamo anche almeno il Numero fattura, il resto lo formalizzeremo al momento dell’analisi

Ora ci sono tutti gli elementi per capire cosa significa eseguire la fatturazione elettronica delle fatture attive. Il bello è che non tutto è (o dovrebbe essere) a carico di sinekarta. La creazione della fattura sottoforma di documento informatico (i primi 3 punti), non dovrebbe essere un processo a carico di sinekarta ma del software di contabilità. Probabilmente sinekarta implementerà qualche strumento per trasformare un semplice documento di testo in una fattura elettronica (questo già lo facciamo) ma servirà a pochi; probabilmente alle sole micro imprese ed, in genere, a tutte le aziende che non hanno un software di contabilità. L’invio della fattura segue lo stesso ragionamento, sinekarta realizza la conservazione sostitutiva, non c’entriamo niente con l’invio, ontretutto non c’entra neanche la PEC! Anche riguardo l’ordine cronologico sinekarta ha poco da fare, sicuramente ci sarà un controllo al momento dell’applicazione della marca temporale, ma anche in questo caso c’è da aspettarsi che sia il software di contabilità a gestire il grosso del problema. Gli ultimi 2 punti, finalmente, sono il nostro compito, aiutati pesantemente da quanto già fatto con la conservazione sostitutiva e da Alfresco.

E’ tutto così semplice? Stranamente, là dove ci dovrebbe essere qualcuno che ci risolve i problemi (mi riferisco al software di contabilità) ci ritroviamo con altri problemi, ancora più complessi. Il reale problema riguarda i formati. Il software di contabilità è in grado di produrre un PDF/A al quale è applicata una firma digitale (quella del legale rappresentante dell’azienda)? Pochi saranno in grado e quei pochi quanto si faranno pagare? Ma soprattutto, come può il software di contabilià fornire a sinekarta i dati del punto 7 senza costringere l’utente a ri-digitarli?

Questa parte del problema è ancora aperta, qualsiasi suggerimento è bene accetto. Attendo fiducioso i vostri commenti.

Ai piedi della montagna chiamata “Fatturazione Elettronica”

Prima di iniziare a parlare di Fatturazione Elettronica lasciatemi fare i complimenti alla squadra di sinekarta che ha finalmente rilasciato la versione 1.0 Beta del software. Bravi ci meritiamo una coppa!
Chi volesse provarla, può trovare i link al download tramite il sito di progetto (www.sinekarta.org), il manuale di installazione è dentro lo zip.
Ora basta con le smancerie e concentriamoci sul tema del giorno.

L’aspetto dal problema che deve essere smarcato prima degli altri riguarda cosa sinekarta DEVE fare e cosa NON DEVE fare per implementare la Fatturazione Elettronica.
Sinekarta NON DEVE implementare un software di contabilità, ma una soluzione per la conservazione dei documenti “rilevanti ai fini tributari”.
Il risultato che bisogna ottenere è chiaro, eliminare la carta! Questa è la parola d’ordine del progetto sinekarta e questo è l’obiettivo da colpire.

La conservazione sostitutiva implementata da sinekarta è già in grado di supportare i documenti fiscalmente rilevanti, cosa manca allora?
Ecco gli argomenti sui quali concentreremo i nostri sforzi mentali :
– emissione delle fatture attive
– conservazione delle fatture passive
– assicurazione dell’ordine cronologico senza soluzione di continuità delle fatture per ciascun periodo d’imposta
– comunicazione alle agenzie fiscali dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari

Su ciascuno dei temi c’è tanto da dire e da approfondire.

Io mi sono fatto alcune idee ed intendo condividerle con tutti voi nei prossimi articoli, l’importante è non sconfinare nei problemi di competenza dei software di contabilità ma rimanere con i piedi ben piantati nel terreno della conservazione sostitutiva.

Per quest’oggi, visto lo sforzo che abbiamo compiuto per effettuare il rilascio, mi permetto di chiudere qui l’articolo, senza dire niente di particolarmente interessante ma introducendo i macro temi dei quali parleremo nei prossimi giorni.

Alla prossima!