Convertire i documenti PDF in PDF/A

Dopo le 2 settimane di silenzio (dovute alle necessarie vacanze) eccoci con un’altro articolo. Ma prima però un quiz : chi riconosce la montagna nella foto? vi dò un indizio, in realtà è un’isola!).

Uno dei problemi del progetto per il quale ancora non era stata trovata una soluzione, era la conversione dei documenti PDF (normali) in PDF/A.

Sembrava non esistere uno strumento (opensource) che permettesse di compiere questo (solo all’apparenza) semplice passo. Anzi, per essere più precisi, almeno uno strumento c’è : l’ottimo PDFcreator che presenta però due grosse limitazioni :

1. gira solo su windows
2. emulando una stampante, espone un’interfaccia asincrona

PDFCreator rimane comunque un’ottimo prodotto, io continuo e continuerò ad usarlo, e consiglio anche a voi di provarlo!

Cercando in internet non ero riuscito a trovare una soluzione al problema, mi aspettavo di dover scrivere quintali di righe di codice per riuscire a realizzare questa funzione.

Proprio oggi, invece, ho scoperto che esiste un plugin di OpenOffice che permette di importare i documenti PDF!

OpenOffice è uno strumento fantastico, sul mio PC ho deciso da tempo di rimuovere Microsoft Office per passare a questo. E’ vero, OpenOffice è lievemente inferiore alla suite Microsoft (solo di poco) ma ha il grosso vantaggio di essere open-source! Se vi concentrate sul rapporto qualità / prezzo, vi renderete conto che OpenOffice è sicuraemente il migliore!!!

OpenOffice gira anche su Linux ed espone un’interfaccia di programmazione (API) che permette di scrivere e leggere documenti.

Inoltre OpenOffice è lo strumento utilizzato da Alfresco per effettuare le conversioni di formato, quindi è già (per forza) integrato con Alfresco; la soluzione è scontanta.

In ultimo, colgo l’occasione dei pochi lettori per sottoporre a tutti la prima ipotesi di logo di sinekarta.

Non sono un grafico, mi rendo conto che si può fare di meglio (molto meglio) ma almeno è un primo tentativo, un’idea.

Il responsabile della conservazione sostitutiva, come sceglierlo?

Lo spunto per questo articolo arriva da un commento di Francesco al precedente post.

Ho gia scritto in un articolo precedente riguardo la figura dell’RCS (Responsabile della Conservazione Sostitutiva), di quali siano i suoi compiti ma, soprattuttto, di quali siano le sue responsabilità.

Ma come dovrebbe fare un’azienda a scegliere un RCS? Le considerazioni sono diverse, ma le principali sono : la dimensione dell’azienda e il tipo di soluzione di conservazione sostitutiva.

Un’azienda di dimensioni medie (o grandi, diciamo oltre i 50 dipendenti) sceglierà quasi sicuramente di individuare tra i propri addetti la persona più indicata per assumersi la responsabilità del processo di dematerializzazione. Questo implicherà sicuramente un percorso formativo ed un affiancamento da parte del partner commerciale che fornisce la soluzione software. In questo scenario l’azienda sarà più facilmente orientata ad acquistare una soluzione completa, comprendete server, software, formazione, assistenza, etc…

Una piccola azienda sarà più invogliata a scegliere una soluzione in outsourcing a causa dei minori costi. Ovviamente nulla vieta ad una piccola (o micro) impresa di optare per una soluzione completa, il rischio è che i costi, dopo qualche anno, crescano in modo incontrollato. In ogni caso l’azienda potrà decidere se usufruire anche dell’RCS sottoforma di servizio in outsourcing oppure se identificare un RCS interno.

A seconda della tipologia di documenti che (in azienda) devono essere messi in conservazione sostitutiva, la normativa di riferimento può cambiare. L’RCS deve essere sempre allineato sulle variazioni alle diverse normatve, interpretare ogni modifica e capire se il proprio sistema è ancora a norma. Ricordiamoci che se il sistema non fosse più a norma, sarebbe l’RCS a rispondere degli eventuali danni causati all’azienda.

Se l’RCS fosse un dipendente dell’azienda non ci sarebbe da stupirsi se gli venisse corrisposta una qualche forma di indennità.

Anche in questo caso i rischi, per una piccola azienda, sono molti e i costi potrebbero non essere sempre sotto controllo.

In caso di Conservazione Sostitutiva in outsourcing, tutti i costi sarebbero sotto controllo e definiti al momento della sottoscrizione dell’abbonamento; probabilmente il fornitore del servizio potrebbe mettere a disposizione anche l’RCS.

Resto convinto che per le piccole (e miocro) imprese la soluzione in outsourcing (ASP – Application Service Providing) sia la più conveniente.

In qualunque caso l’azienda dovrà scegliere l’RCS; in futuro esisteranno dei professionisti specializzati in queste problematiche, così come i commercialisti sono esperti in materia fiscale. Probabilmente nasceranno anche degli studi che forniranno entrambe le professionalità. I costi di questi professionisti, per le piccole aziende, saranno sicuramente più contenuti.

Come scegliere una soluzione di conservazione sostitutiva a norma?

E’ vero, questo blog è del progetto sinekarta, quindi il titolo sembra essere un AUTOGOL.

Ma noi viviamo nel mondo reale e un software si sceglie in base a diversi fattori, non solo quello economico.

Nel caso della conservazione sostitutiva, inoltre, il software è uno dei fattori meno importanti. Come già ampiamente spiegato, il fattore principale del processo di dematerializzazione è quello umano, anzi quello di UN uomo (o donna) in particolare : il Responsabile della Conservazione Sostitutiva (RCS).

Questa persona è (lo dice il termine stesso) responsabile dell’implementazione del procezzo in azienda, deve essere abbastanza efficiente da comprendere velocemente le dinamiche aziendali, deve conoscere BENE la normativa di riferimento (nei vari settori in cui l’azienda opera), deve avere competenze sia informatiche che fiscali, con un pizzico di conoscenze legali. Dovete riporre in questa persona una fiducia pari a quella che avete per il vostro commercialista.

Penso che una persona che abbia (da sola) tutte queste competenze sia estremamente difficile da trovare (chi è, Mandrake?), più facilmente si possono trovare aziende (piccole o grandi) che riuniscono diverse capacità sotto uno stesso cappello. Attenzione però: alla fine l’RCS deve essere UNO, questo potrà anche delegare tutte o alcune delle proprie attività, ma formalmente sarà lui il responsabile.

Detto questo, torniamo al problema principale, come scegliere?

Se non siete informatici, o commercialisti, NON vi consiglio di affrontare il processo di introduzione di un software di conservazione sostitutiva in autonomia. Gli errori nei quali potreste incorrere sono molti, le conseguenze potrebbero essere pesanti.

Cercate in internet, chiedete ai vostri vicini o ai vostri concorrenti, fatevi fare diverse offerte da diverse aziende. Non scegliete il primo che vi capita! La fiducia nell’RCS prima di tutto.

Per quanto riguarda il software… ce ne solo diversi, nessuno (a parte sinekarta) è opensource. Valutate se tenere un server in casa o se abbonarvi ad un servizio in ASP. Non sottovalutate l’aspetto dei backup, per implementare correttamente la dematerializzazione questo NON è affatto secondario.

Ma soprattutto esigete che il vostro fornitore vi dimostri, nella pratica, che lui stesso utilizza il proprio software di conservazione sostitutiva a norma. Il motivo è semplice : se lui non lo utilizza, perchè dovreste farlo voi?