Conservazione sostitutiva in cloud, gli aspetti giuridici da valutare


Questo interessante articolo sviscera molto bene (anche se in termini un po’ troppo formali) le più importanti problematiche legate alla conservazione sostitutiva in outsourcing.

La strategia di SineKarta, basata ESCLUSIVAMENTE su strumenti open source, mette in risalto la questione del “vendor lock-in“.

Un’azienda che realizza una software selection per l’adozione di un qualsiasi prodotto dovrebbe aver chiaro questo punto. Legarsi mani e piedi ad un fornitore specifico NON è una scelta intelligente, soprattutto nel lungo periodo.

L’eliminazione di questo vincolo è infatti alla base di TUTTI i progetti open source esistenti.

Scegliere una soluzione cloud necessita, oltre che di un’attenta valutazione degli aspetti giuridici, anche di una lungimirante strategia IT.

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Rilasciata la nuova versione di SineKarta Protocollo Informatico.


Numerose sono le migliorie apportate dall’ultimo rilascio, prima fra tutte la compatibilità con Alfresco 4.2, per sfruttare al meglio tutte le nuove funzioni sviluppate da Alfresco.

Forte dell’esperienza del suo sviluppo e dell’interazione con le richieste dei clienti, SineKarta Protocollo Informatico ha raggiunto una maturità funzionale che ne permette un’integrazione semplice, non invasiva ed in linea con gli standard di Alfresco.

Le principali novità per Sinekarta Protocollo Informatico 4.2.0 sono:

  1. Aggiornato per Alfresco 4.2
  2. Aggiunto un workflow per prenotare la protocollazione di un nuovo documento ed un workflow per inoltrare un documento ad un altro utente.
  3. Gli utenti abilitati alla protocollazione ed alla consultazione sono ora gestiti con ruoli specifici all’interno di un sito di protocollazione.
  4. Nuova gestione del titolario che sfrutta la struttura di Alfresco per la gestione dell’albero e Share per la selezione delle sezioni.
  5. Gestione dei fascicoli e manutenzione dall’interfaccia di Share.
  6. Corretti numerosi bug e migliorata la gestione dei documenti dentro Alfresco.

Come sempre, i sorgenti di Sinekarta Protocollo Informatio ed i pacchetti per Alfresco sono disponibili su SourceForge all’indirizzo http://sourceforge.net/projects/sinekartapi

 

Rilasciata la versione 2.0 GA di SineKarta


Ci è voluto quasi un anno di lavoro ma alla fine la versione 2.0 di SineKarta ha raggiunto la stabilità e la maturità necessarie per guadagnarsi l’etichetta GA (General Availability).

Abbiamo parlato abbondantemente delle nuove funzionalità quindi non ripeterò concetti già espressi; è però utile ricordare le due principali nuove caratteristiche :

  • Pieno supporto per Alfresco Share – tutte le funzionalità di SineKarta sono ora utilizzabili anche tramite quest’interfaccia
  • Completa integrabilità per software di terze parti – è stata creata un’API utilizzabile da qualunque applicazione in qualsiasi tecnologia

L’occasione è perfetta per ricordare l’iter seguito da ciascuna versione prima di diventare GA :

  • beta – la prima uscita di una versione è solo una preview delle principali caratteristiche della nuova versione
  • rc1/rc2/rc3 – rc sta per “Candidate Release” : le 3 uscite rc introducono nuove funzionalità e correggono bug
  • GA – General Availability : è la versione UFFICIALE testata e pronta per l’utilizzo degli utenti. Questa versione ha superato molti test di qualità effettuati dal nostro reparto Q&A

In che direzione ci muoviamo ora? Quali saranno le prossime novità?

Inutile dirlo, la nuova normativa uscirà presto dallo status di bozza, stiamo già studiando lo standard OAIS e le bozze di regolamentazioni. Prima di fare piani, però, aspettiamo l’approvazione delle nuove regole.

Un’altro degli obiettivi che intendiamo colpire con la prossima versione riguarda la separazione delle funzionalità di Firma Digitale (Digital Signature) dalle funzionalità di Conservazione Sostitutiva. Quest’ultima è una realtà (per ora) esclusivamente Italiana mentre la Firma Digitale è diffusa ovunque.

Proprio sulla Firma Digitale l’intenzione è duplice :

  • estendere la platea anche agli utenti NON Italiani pubblicando contenuti in Inglese sul sito e sulle varie risorse social (compreso questo blog)
  • estendere le funzionalità supportando diversi formati (xml e p7m oltre all’attuale PDF) ed aumentare i provider supportati (hsm, repository locali, etc.. oltre all’attuale smartcard)

ARGH!!! Le ricerche in Alfresco hanno smesso di funzionare!!


Molti di voi si saranno accorti del problema legato alla versione 4.0.d Community.
Per quelli di voi che hanno urgenza di risolvere la situazione, eccovi il link al wiki di sinekarta che descrive la soluzione.
Se siete arrivati fin qui significa che volete approfondire il problema, eccovi quindi alcune (poche) indicazioni riguardo la natura dell’intoppo.
Come di certo saprete Alfresco 4.0 introduce SOLR, uno strumento molto potente, “esterno” ad Alfresco tramite il quale sono eseguite le ricerche.
Alfresco utilizza dei servizi HTTPS esposti da SOLR per eseguire le query.
Il certificato necessario per la comunicazione HTTPS inserito in Alfresco (fino alla versione 4.0.d) purtroppo scadeva il 17 Agosto, per questo dopo tale data le ricerche hanno smesso completamente di funzionare.
Il BUG non è software, basta rigenerare il certificato e tutto ricomincerà a funzionare senza problemi.

Cosa fare dei documenti cartacei portati in conservazione sostitutiva?


Al termine del processo di conservazione sostitutiva è possibile distruggere la carta.
Ma quali sono i modi per farlo?
C’è chi parla di semplice cestino, chi di riciclaggio e chi addirittura di fuoco.
Domani però sarà possibile riusare immediatamente la carta, non necessariamente distruggerla.
Ecco come :

Con un documento del genere però non mi fiderei più di tanto a mettere la firma a penna. Meglio la firma digitale!