LA SFIDA DELLA DEMATERIALIZZAZIONE IN BANCA

Lo scorso 26 Gennaio si è tenuto un workshop organizzato dall’ABI Lab il cui tema era “LA SFIDA DELLA DEMATERIALIZZAZIONE IN BANCA“.

Purtroppo il materiale di questo workshop non è pubblico, solo gli iscritti al portale possono consultare le slides presentate in quella sede.

Da 20 anni mi occupo di informatica legata al mondo bancario, e mi sono capitati (per caso ovviamente) tra le mani alcuni documenti presentati all’evento, veramente molto interessanti.

Forse sto correndo troppo, per quelli di voi che non hanno dimistichezza con il mondo dell’ICT bancario, è opportuno spiegare cosa sia l’ABI Lab.

Cito dal sito : ABI Lab è il Centro di Ricerca e Innovazione per la Banca promosso dall’Associazione Bancaria Italiana in un’ottica di cooperazione tra banche e intermediari finanziari, partner tecnologici e Istituzioni. Inizialmente sviluppatosi come un progetto nell’ambito del Settore Tecnologie e Sicurezza dell’ABI, ABI Lab si è costituito nel 2002 sotto forma di Consorzio e si è affermato oggi come polo di ricerca sulle tecnologie per la banca.

Chi fa software per le banche sa che in questo mondo le cose non sono mai facili.

Ogni procedura che viene attivata deve essere pensata, pensata, pensata, realizzata, verificata, verificata, verificata, verificata e poi resa disponibile a tutti gli utenti, che spesso sono le filiali. Per questo motivo tali software hanno spesso dei costi MOLTO elevati.

Ovviamente le banche non sono ONLUS, anche loro (come qualsiasi azienda) pensano al profitto prima di tutto.

L’argomento dematerializzazione in questi ambienti non ha avuto particolare successo proprio prchè il costo dell’implementazione di una soluzione a norma è facilmente calcolabile (e decisamente alto), non è altrettanto facilmente calcolabile (in termini economici) il beneficio che ne può derivare.

Bene, la novità emersa dal workshop è che le Banche iniziano ad essere sensibili a questo tema. I motivi di questo risveglio sono principalmente due : da una parte la sempre maggior fiducia nella stabilità e nella completezza delle normativa di riferimento, dall’altra la definizione di diversi modelli (in rete se ne trovano tanti) che aiutano a calcolare il risparmio economico indotto dalla dematerializzazione.

Ora lasciamo da parte i motivi filosofici/culturali/strategici/manageriali e vediamo di capire il vero motivo per cui la dematerializzazione sarà il tema caldo dei prossimi due anni nelle banche.

Le banche si comportano (e chi può dargli torto?) come una colonia di macachi. Cosa significa? Che “apprendono per imitazione”.

Succede quasi sempre così : finchè qualcuno non ha provato ed ha dimostrato che l’affare sta in piedi ed è profittevole, gli altri stanno a guardare ed aspettano di vedere cosa succede.

Un esempio su tutti? Le carte di credito prepagate: tecnologicamente non sono una cosa complessa, ma finchè Poste Italiane non ha creato la PostePay, nessuna banca ha offerto una carta prepagata. Oggi non esiste una banca che non offra una carta di credito prepagata.

Gli ingredienti ci sono tutti : la prima banca ha attivato una soluzione di dematerializzazione che arriva fino in filiale, i produttori di software hanno le soluzioni da proporre, le società di consulenza hanno le competenze per proporre servizi ad hoc.

Non ci resta che fare come Homer Simpson e goderci lo spettacolo.

Buona visione!

Un po’ di numeri riguardo sinekarta

Non è facile trovare ogni settimana un nuovo argomento per questo blog, questa settimana divaghiamo un po’ e parliamo di noi.

Sono passati 10 mesi da quando il progetto sinekarta è stato ufficialmente creato, quasi 1 anno da quando è nata l’idea di intraprendere questa avventura.

Abbiamo pubblicato 37 articoli su questo blog, questo è il 38. Nell’ultimo mese questo blog è stato letto da 226 persone.

Per Natale abbiamo pubblicato un vide su You Tube che dimostra il funzionamento di sinekarta; un inaspettato successo considerando la qualità.. siamo a ben 243 visualizzazioni.

Il sito di sinekarta (www.sinekarta.org) ha ricevuto quasi 3000 visite da quasi tutta l’Italia, isole comprese.

La prima versione di sinekarta è stata rilasciata il 30 settembre, poco più di 4 mesi fa; fino ad ora sono state regolarmente pianificate e rilasciate 7 versioni con un totale di 9 files.

Ad oggi sinekarta può contare circa 275 download, per una dimensione totale di 4.6 GB.

Ho ricevuto quasi 750 e-mail riguardo sinekarta, c’e n’è un po’ per tutti i gusti, dalle richieste tecniche a quelle commerciali, dalle mail scambiate con i membri del progetto a quelle con le segnalazioni di problemi o richieste di funzionalità.

Abbiamo per ora soltanto 2 sponsor, ma vedendo come è partito il 2011 il numero crescerà velocemente.

Chiudo con un ringraziamento :

a tutti coloro che hanno avuto a che fare con sinekarta direttamente o indirettamente,

a quelli che hanno preferito mollare ed a quelli che sono ancora dentro,

a quelli che non ci credono ed a quelli che ci crederanno,

a quelli che ci remano contro ma soprattutto a TUTTI quelli che ci danno una mano!

La marca temporale come stratagemma per proteggere dal plagio un testo inedito

Il mio amico Robby è (per ora) uno scrittore dilettante e come molti altri, al momento di consegnare il suo primo manoscritto ad una casa editrice, si è posto questo problema : “se inizio a mandare in giro il mio libro c’è il rischio che qualcuno me lo copi e lo pubblichi a suo nome, come faccio?”

Robby si è dovuto studiare il problema ed ha trovato queste soluzioni (il problema è anche ben descritto in questo sito) :

1. depositare il manoscritto presso la SIAE, se si è soci l’operazione è gratuita, se non lo si è l’operazione è a pagamento (circa 100 euro)
2. affidare una copia del manoscritto ad un notaio, la spesa sarà sicuramente (MOLTO) maggiore
3. mettere il manoscritto in una busta sigillata e spedirselo tramite raccomandata; riceverete questa busta che non dovrete MAI aprire
4. utilizzare il servizio di “data certa” fornito dalle Poste, tramite il quale l’ufficio postale apporrà un timbro su ciascuna pagina del vostro manoscritto

I costi sono molto differenti, i pregi ed i difetti di ciascuno sono subdoli.

Spedendovi una raccomandata, ad esempio, sarà importante che NESSUNO la apra mai, in caso qualcuno la aprisse invaliderebbe il timbro postale e voi non potrete opporre a terzi la prova certa della paternità dell’opera.

Il metodo che ha utilizzato il mio amico è quello di sfruttare il servizio di “data certa” delle Poste. Ha speso poco, il costo è di un bollo più qualche centesimo a pagina, in tutto (nel suo caso) intorno ai 15 euro.

Ora ha in casa, sulla libreria, un bel plico di fogli A4 stampati e bollati che ingialliscono, sperando che a nessuno salti in mente di usarli per alimentare il camino…

Scherzo ovviamente, nessuno lo farebbe mai, oltretutto è anche un bel libro!

Quando ho iniziato a studiare la normativa sulla conservazione sostitutiva, non ho potuto non notare le similitudini tra il servizio “data certa” ed il più generico servizio di marca temporale. Ovviamente il primo è fornito solo dalle Poste e funziona solo con la carta, il secondo è fornito da diverse CA e conziona con i documenti informatici.

La validità probatoria della marca temporale apposta ad un documento informatico è la stessa del servizio “data certa”. La differenza, come al solito, la fa il prezzo. La marca temporale costa 30 centesimi a documento, il costo della “data certa” dipende dal numero di pagine.

Non ci sono dubbi, il prossimo libro del mio amico Robby, anzichè stamparlo e portarlo alle Poste, lo metteremo in un archivio sinekarta.

Mi chiedo inoltre quante persone, come il mio Robby, si siano trovate in questa situazione… Magari si potrebbe studiare un interessante applicazione web che risolva questo problema. Offro la mia collaborazione a chiunque sia interessato ad iniziare un progetto del genere.

Chiudo l’articolo indicando un’ultima opzione possibile : utilizzare la PEC. Lo scenario descritto al punto 3 è “riproducibile” anche tramite la PEC, visto che questa ha la stessa valenza della raccomandata.

Se avete una casella PEC sarà sufficiente auto-inviarvi il documento via mail, questa sarà sufficiente a garantire l’esistenza del documento alla data dell’invio.

Riferimento indispensabile per questo argomento è questo sito

Conservazione sostitutiva delle fatture analogiche con sinekarta

Abbiamo più volte detto che con l’attuale versione di sinekarta è possibile realizzare la Conservazione Sostitutiva dei documenti analogici rilevanti a fini tributari, ma come?

Le prime righe di questo articolo sono piuttosto tecniche e indicano, come d’obbligo, i riferimenti alla normativa; non vi addormentate, resistete solo pochi capoversi.

Per chi ancora non lo sapesse ricordiamo che alcune tipologie di documenti, per essere portati in Conservazione Sostitutiva, devono rispettare una normativa particolare.

Quella da rispettare in questo caso è definita dal Ministero delle Finanze, in particolare dal DECRETO del 23 gennaio 2004 : Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto.

Questa normativa si basa su quella del CNIPA e, di per sè, non è particolarmente complessa.

A questo va inoltre aggiunto che gli articoli che interessano la conservazione sostitutiva delle fatture analogiche sono soltanto il 4 ed il 6.

Ok, tutti i riferimenti alla normativa sono finiti, ora iniziamo a parlare con un linguaggio più comprensibile.

La differenza sostanziale tra Fatture Elettroniche ed Analogiche sta nella modalità di emissione, le prime sono emesse come documenti informatici, firmati dal legale rappresentante dell’azienda; le seconde sono dei normali documenti (word, pdf, openoffice), anche cartacei. La maggior parte delle aziende non ha un software di contabilità che permette l’emissione delle fatture elettroniche, per questo le PMI possono più economicamente puntare alla Conservazione Sostitutiva delle sole fatture analogiche.

A che scopo? Per eliminare fisicamente la carta ed avere un archivio gestito in modo più efficiente. Con sinekarta inoltre (che è basato su Alfresco) la soluzione è totalmente open source, quindi i costi sono sicuramente più abbordabili.

Ma iniziamo ad approfondire …

Primo punto : posso portate in Conservazione Sostitutiva i documenti che voglio, a patto di avere una gestione omogenea. Questo significa che se decido di conservare le fatture, dovrò farlo per TUTTE le fatture di un registro sezionale (o sotto-sezionale), senza “buchi”. Stesso discorso per qualsiasi tipologia di documento.

Secono punto : è importante che sia garantito l’ordine cronologico. Questo problema va diviso in due parti, da una parte ci sono le Fatture Attive, dall’altra quelle Passive.

Per le fatture Attive, il problema è facile perchè ciascuna Fattura contiene (tra i dati obbligatori) il numero fattura. E’ importante che tra tutte le Fatture Attive portate in Conservazione non ci siano dei “buchi” nella numerazione.

Per quanto riguarda le Fatture Passive l’approccio è diverso. Per garantire “l’ordine cronologico senza soluzione di continuità” è necessario fare riferimento al numero di registrazione nel registro IVA degli acquisti.

Il problema è che per inserire questo numero di registrazione dovrei modificare la Fattura Analogica che ho ricevuto. Questo è un bel problema perchè non sempre posso farlo.

Se ho in mano la fattura cartacea posso semplicemente scrivere a penna sulla carta il numero di registro prima di scannerizzare il documento.

Se ho in mano un documento (word o openoffice) posso modificare il documento, ad esempio aggiungendo al termine del documento una nuova pagina con questo numero (blah… io non lo farei!).

Se ho un PDF o un PDF/A la questione si complica di parecchio.

Per fortuna sinekarta ci risolve parecchi problemi; prende qualsiasi tipo di documento e lo converte in PDF/A (formato più consono alla conservazione a lungo termine) inserendo nel documento stesso alcuni dati specificabili al momento dell’upload (descrizione, titolo, nome file, etc.).

Con sinekarta sarà sufficiente indicare nella descrizione del documento (o addirittura nel nome stesso) il numero progressivo del registro IVA, questo dato verrà salvato nel documento stesso.

Terzo punto : usa il buon senso per dare il nome ai file delle fatture. Ovvero porta in Conservazione Sostitutiva file il cui nome riporti il suddetto numero. Volete gestire ancora più velocemente il vostro archivio? Utilizzate questa regola anche per le Fatture Attive!

Definite una convenzione sui nomi dei file e rispettatela! Un esempio di convenzione potrebbe essere :

anno _ numero registro IVA _ cliente/fornitore _ altri dati

generando dei file come :

2011_00001_wind_canoneAbbonamentoTelefoniaMobile.pdf (fattura passiva)

oppure

2011_00032_alfa_licenzaSinekartaEnterprise.pdf (fattura attiva)

In questo modo il nome del file può darvi molte indicazioni prima ancora di aprirlo. Ricordatevi però che il nome di un file non può essere più lungo di 255 caratteri e che sinekarta (di default) utilizza cartelle diverse per i due tipi di Fatture.

Punto quarto : Alfresco vi permette di eseguire ricerche Full-Text sul vostro archivio. Qualsiasi tipo di ricerca vogliate eseguire non avrà limiti.E’ bene portare in Conservazione Sostitutiva sempre documenti elettronici (word, pdf, openoffice), limitate al massimo le immagini scannerizzate. sinekarta è in grado di eseguire un algoritmo di OCR sulle immagini scannerizzate, ma la precisione di questi algoritmi dipende da troppe variabili.

Punto quinto : evitate di portare in conservazione doucmenti originali unici, vi complichereste solo la vita ed alzereste i costi; le Fatture non sono originali unici.

Sesto ed ultimo punto : non ci sono vincoli temporali. Mettete le Fatture analogiche in archivio quando volete, ed applicate la Marca Temporale con degli intervalli che abbiano un senso per la vostra realtà. Una Marca Temporale costa circa 30 centesimi di euro ; applicandone una alla settimana spendereste poco più di 15 euro in un anno. Decidete ogni quanto applicarla, potete farlo anche una sola volta all’anno, ma ricordate : finchè non avete applicato la Marca Temporale non potrete distruggere gli originali cartacei.

Detto questo, se ne capite un po’ di informatica e vi siete studiati la normativa, grazie a sinekarta potete implementarvi il vostro sistema di Conservazione Sostitutiva delle Fatture Analogiche a norma senza spendere un euro.

Buon lavoro!