Conservazione Sostitutiva in outsourcing : una scelta da fare con la testa (seconda parte)

All’interno di Jenia Software io seguo gli aspetti tecnici e tecnologici riguardanti il progetto SineKarta mentre un’altro Andrea (no, non ci chiamiamo tutti Andrea…) segue gli aspetti commerciali.

Andrea ha molto criticato il mio articolo di metà  Novembre che parlava dei servizi di Conservazione Sostitutiva in outsourcing.

Da buon commerciale mi ha indicato almeno altri tre motivi per i quali una soluzione in outsourcing ad oggi è da valutare con MOLTA attenzione.

Il primo motivo è facile da spiegare, basta citare il famoso “decreto Bersani“, quello che costringe gli operatori di telefonia a “prevedere la facoltà  del contraente di recedere dal contratto o di trasferire le utenze presso altro operatore senza vincoli temporali o ritardi non giustificati e senza spese non giustificate da costi dell’operatore e non possono imporre un obbligo di preavviso superiore a trenta giorni“.

Un decreto del genere applicato alla Conservazione Sostitutiva semplicemente NON ESISTE!

Quando e se vorrete cambiare outsourcer, sarete costretti a subire (e pagare) le prepotenze dell’outsourcer che state dismettendo. Vi garantisco che tutelarsi contrattualmente da questa possibilità  non è affatto facile.

Il secondo motivo non è altrettanto facile da spiegare e riguarda la filosofia con cui viene proposto SineKarta.

I progetti basati su software open source partono dal presupposto di spostare i costi dalla licenza alle attività  progettuali. Chi, come noi, sposa questa filosofia chiede ai propri possibili clienti di fare uno sforzo per cambiare mentalità .

Noi non vendiamo una torta già  fatta, quella la potete comperare sullo scaffale del supermercato.

Noi vendiamo la ricetta, un corso di cucina e vi aiutamo a cucinare la prima torta.

Cosa pensate sia meglio?

Verrebbe la tentazione di dire la prima, è più veloce e meno laboriosa.

In realtà  il rapporto qualità /prezzo è MOLTO sbilanciato a favore della seconda!

Perchè se anche il primo anno il costo delle due diverse soluzioni potrebbe essere simile, dal secondo anno in poi la seconda soluzione non costa praticamente nulla, mentre la prima… una nuova torta, una nuova fattura.

Inoltre la ricetta della torta fatta in casa può essere modificata a piacere, dipendentemente dalle varie necessità  (allergie varie, celiachia, etc…) mentre la torta confezionata è difficilmente personalizzabile.

Se avete chiaro questo concetto, capirete anche perchè una soluzione in outsourcing non possa essere facilmente personalizzata. In un progetto in outsourcing le attività  progettuali vengono, gioco forza, ridotte al minimo.

Ultimo fattore da considerare è la spesa : tipicamente i costi di un servizio in outsourcing dipendono dal numero di documenti conservati.

Tenete presente che se conservate 100 documenti l’anno, il primo anno pagherete per 100 documenti, il secondo per 200, il terzo per 300, etc…

Aspettatevi però di avere una crescita esponenziale, non lineare. Una volta che avrete potuto toccare con mano i benefici della Conservazione Sostitutiva, sarete tentati di portare in Conservazione sempre più documenti.

Conservazione Sostitutiva dei documenti fiscalmenti rilevanti con SineKarta

Pochi giorni fa abbiamo pubblicato la versione 2.0rc1 di SineKarta. Dal punto di vista delle funzionalità  dello strumento la novità  più importante riguarda la generazione del file XML da comunicare all’Agenzia delle Entrate.

Non sapete di cosa sto parlando???

Se state utilizzando SineKarta per i processi di Conservazione Sostitutiva dei vostri documenti fiscali DOVETE sapere che il D.M. 23/01/2004 prevede che “..il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità  dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.”

DOVETE anche sapere che esiste il provvedimento n. 2010/143663 che stabilisce le modalità  di formazione e invio dell’impronta e stabilisce le informazioni da inviare.

Se non lo sapete… poveri voi!! State affrontanto il tema Conservazione Sostitutiva troppo alla leggera, vi consiglio di farci uno squillo di telefono per verificare le caratteristiche del vostro sistema.

In cosa consiste “l’impronta dell’archivio informatico” (per gli amici SUPER impronta) ?

Come sapete (se non lo sapete, smettete di leggere e chiamateci direttamente, le vostre competenze sono veramente troppo scarse) ciascuna tipologia di documenti archiviati ha le sue regole di conservazione.

In un sistema in cui vengono archiviati i documenti fiscali alla fine dell’anno fiscale è necessario apporre una marca temporale per ciascuna tipologia di documenti archiviati (questo è il caso generale).

La spedizione della SUPER impronta deve essere fatta entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi (anche in questa volta per semplicità  citiamo il caso generale).

Ma cosa è questa SUPER impronta? Partiamo dall’inizio…

Apporre la marca temporale significa creare un nuovo documento che contiene le impronte di tutti i documenti della stessa tipologia per un dato periodo (perlomeno questo è il metodo che utilizza SineKarta).

La SUPER impronta consiste in un nuovo documento che contiene le impronte di tutte i documenti di marca temporale.

Non vi sembra chiaro? E’ più facile a farsi che a dirsi, facciamo un esempio :

Nel mio sistema ho deciso di conservare tutte le fatture analogiche attive e tutte le fatture analogiche passive.

Sono due distinte tipologie di documenti, alla fine dell’anno fiscale (il 30 Settembre) devo creare due file di marca temporale, uno per ciascuna tipologia di documenti archiviati.

Per creare la SUPER impronta dovrà creare una nuovo file di marca temporale conentente le impronte dei due file di marca temporale appena creati.

I dati di questo nuovo file, insieme ad alcuni dati anagrafici dell’azienda, a quelli del Responsabile della Conservazione Sostitutiva e ad altri dati accessori, vanno inseriti in un documento xml che deve essere inviato all’Agenzia delle Entrate.

Il documento XML deve essere trasmesso (entro il 31 Gennaio) all’Agenzia tramite il servizio FiscoOnline o il servizio Entratel.

Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva ha quindi a disposizione una nuova funzione tramite la quale può definire i dati anagrafici (che vengono salvati in Alfresco) del documento XML e selezionare i documenti di marca temporale esistenti nel sistema.

La funzione utilizza queste informazioni per creare la SUPER impronta ed il documento XML, pronto per l’invio all’Agenzia delle Entrate.