Fattura elettronica alla PA: tutto (quasi) pronto

Manca poco ormai all’entrata in vigore del DM 3 aprile 2013, che renderà obbligatorio l’invio di fatture elettroniche verso – alcune – pubbliche amministrazioni. In un crescendo di interesse, e preoccupazioni, cerchiamo di fare il punto dell’attuale normativa

FATTURA ELETTRONICA

Prima di tutto, quli documenti possono essere definiti fattura elettronica?

Nei rapporti tra privati (intendendo con il termine privati tutti i soggetti che non rientrano nella definizione di pubblica amministrazione) la normativa di riferimento resta il testo unico IVA (DPR 633/1972), il quale all’art. 21, recita:

“Per fattura elettronica si intende la fattura che e’ stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario.
…omissis…
Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.”

In sostanza, i privati possono scambiarsi tra loro documenti informatici in qualunque modo e con qualunque formato (.pdf, .jpg, .xml, .txt, ecc.) essi desiderino, ma perché questi siano considerate fatture elettroniche devono:

• contenere tutte le informazioni minime previste dal citato art. 21 del DPR 633/1972;
• offrire garanzie di autenticità ed integrità. In pratica, una volta emesse le fatture elettroniche non devono poter essere alterate in alcun modo, né dall’intervento diretto di un operatore umano né da codici eseguibili. È lo stesso articolo di legge ad indicare quali procedure utilizzare per raggiungere tale risultato, la migliore delle quali è probabilmente l’apposizione di una firma digitale o una firma elettronica qualificata sul documento;
• essere trasmesse a destinatari che abbiano espresso un esplicito consenso a riceverle;

L’ultimo punto in particolare, si rende necessario poiché la fattura elettronica, come previsto dall’art. 39 del testo unico IVA devono essere conservate elettronicamente, e quindi solo i soggetti dotati di un sistema di conservazione sostitutiva hanno la possibilità di gestirle.

FATTURA ELETTRONICA E PA

Quella che per i privati è una possibilità, per le pubbliche amministrazioni diventerà progressivamente un obbligo a partire dal 6 giugno 2014. Da questa data infatti entrerà in vigore il DM 3 aprile 2013, in attuazione della Legge 244/2007, che impone alle Pubbliche Amministrazioni di accettare – e di conseguenza di pagare – solo fatture in formato elettronico.

Questo cambiamento, voluto prima di tutto dalla Comunità Europea, ha anche lo scopo di

“ poter disporre in maniera automatica sui sistemi delle pubbliche amministrazioni dei dati contabili delle fatture consente la più puntuale e tempestiva registrazione dei costi relativi e facilita il processo interno di monitoraggio dei costi e di verifica delle disponibilità finanziarie”

e, potendo essere collegata in automatico agli ordini e/o ai contratti relativi, consente

“ verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all’accettazione o al disconoscimento della fattura”.

Perché l’elaborazione automatica sia possibile, occorre però che la fattura elettronica indirizzata alla Pubblica Amministrazione abbia un formato standardizzato ed elaborabile. Ecco che allora il Decreto Ministeriale prescrive, a differenza di quanto accade nel mondo privato, il formato XML, secondo un unico tracciato standard. Inoltre, i contenuti minimi previsti sono molto più numerosi di quelli prescritti per la fattura “tradizionale”, dovendo d’ora in poi ogni fattura essere abbinata in automatico all’appalto o al contratto cui si riferisce.

Come per i privati, anche le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di conservare digitalmente le fatture elettroniche che ricevono od emettono. Ciò significa che sia tutte le pubbliche amministrazioni, sia  i loro fornitori, dovranno dotarsi di un sistema di conservazione sostitutiva.

LA TRASMISSIONE DELLA FATTURA – IL SISTEMA SdI

Non credo che, ha chi seguito il dibattito politico degli ultimi mesi attorno l’annoso problema del pagamento dei debiti pregressi della PA, possa essere sfuggito un fatto a mio parere sconcertante: nessuno sa di preciso a quanto ammontino. Questa imbarazzante lacuna informativa verrà in buona parte superata con l’entrata a pieno regime della fatturazione elettronica.

Ogni fattura, per essere considerata correttamente emessa, dovrà essere inviata all’ufficio o all’ente interessato non direttamente, ma attraverso un Sistema di Interscambio, o SdI. Questo sistema, realizzato direttamente dall’Agenzia delle Entrate tramite la Sogei, riceverà le fatture attraverso i vari canali di trasmissione messi a disposizione degli utenti per l’invio (caselle PEC, Porte di dominio, interfacce web o porte FTP), eseguirà dei controlli automatici che dovranno accertare sia la corretta “compilazione” formale della fattura, sia la sua correlazione ad un preciso contratto o appalto, per poi inoltrarla al competente ufficio. Se le verifiche daranno esito positivo, verrà rilasciata una ricevuta all’emittente che attesta il buon esito dell’invio.

Va da sé che il sistema SdI, elaborando e validando tutte le fatture diretta alle 21.000 Pubbliche Amministrazioni italiane, diventerà un importantissimo strumento a disposizione della Ragioneria Generale dello Stato per il controllo della finanza pubblica.

TERMINI E SCADENZE

Come si è cercato di far capire, il cambiamento che si prospetta è enorme. Tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane (ed europee, visto che la normativa italiana si basa sul recepimento di norme europee) ed i loro fornitori dovranno dotarsi di sistemi per l’emissione e la gestione delle fatture elettroniche, compreso dunque anche un sistema di conservazione sostitutiva a norma.

Per agevolare questo cambiamento, l’Agenzia delle Entrate ha già messo a disposizione istruzioni dettagliate, specifiche tecniche e strumenti software per la compilazione e la verifica delle fatture sul portale www.fatturapa.gov.it.

Inoltre, per concedere più tempo alle PA di moniri dimensioni di organizzarsi, l’obbligo della fattura elettronica entrerà in vigore in due scaglioni:

• Dal 6 giugno 2014, per
  • Ministeri
  • Agenzie Fiscali
  • Enti nazionali previdenziali
• Dal 31 marzo 2015, per tutte le altre pubbliche amministrazioni, compresi gli enti pubblici locali.

Da notare come, essendo considerati a fini statistici come unità locali del Ministero dell’Istruzione, anche per tutti gli istituti scolastici scatterà l’obbligo in questione a partire dal prossimo 6 giugno.

Una volta entrato in vigore l’obbligo, e trascorso il periodo transitorio di 3 mesi per le fatture cartacee emesse prima della scadenza ma non ancora consegnate, le PA non potranno più né accettare né pagare alcuna fattura che non sia elettronica.