Conserviamo i vecchi p7m (2/2)

Nello scorso articolo abbiamo lasciato in sospeso i dettagli tecnici della conservazione dei documenti p7m e di tutti gli altri formati previsti dalla normativa.

Bando alle ciance, avete dovuto aspettare fino ad oggi e non voglio farvi aspettare oltre vediamo i dettagli tecnici.

La funzionalità  di SineKarta che permette la configurazione della tipologia di documenti archiviabili è stata modificata aggiungendo due nuovi campi :

1. Documento già  firmato
2. Necessaria conversione PDF/A

Il primo campo indica a SineKarta che deve gestire i documenti di questa tipologia come documenti già  firmati (es. p7m o m7m o PEC).

Il secondo campo indica a SineKarta che la conversione in PDF/A NON deve essere eseguita.

Visto che un documento già  firmato non puù essere modificato, se selezionate soltanto il primo dei due flag, la conversione non verrà  comunque fatta.

Censire una diversa tipologia di documenti per ciascuna formato potrebbe però non essere sempre la scelta migliore. Per ovviare a questo problema abbiamo definito un aspect (sinekarta:signedDocument) che potete associare al vostro documento.

Se aggiungete in archivio un documento che presenta questo aspect, indipendentemente dalla tipologia assegnata, SineKarta lo considererà  come già  firmato e non lo convertirà  in PDF/A.

Ora avete tutti gli elementi per capire quali sono i retroscena della Conservazione Sostitutiva dei formati diversi dal PDF/A e avete un quadro tecnico preciso di come SineKarta possa supportarvi in questa scelta “delicata”.

Buon lavoro!

Conserviamo i vecchi p7m (1/2)

Come anticipato nel precedente articolo eccoci a parlare della conservazione sostitutiva applicata (tramite SineKarta) a documenti informatici in formato CAdES o XAdES.

Come anticipato nel precedente articolo eccoci a parlare della conservazione sostitutiva applicata (tramite SineKarta) a documenti informatici in formato CAdES o XAdES.

SineKarta è nato con l’obettivo di semplificare la vita agli utenti, per questo, fino ad oggi, abbiamo lavorato solo con i documenti PDF/A (formato PAdES).

Attualmente però il formato più diffuso è il CAdES, legato ai vari p7m, m7m e famiglia.

Qual’è il problema di questi file? La normativa è chiara : un documento informatico deve essere sottoscritto con la firma digitale e NON DEVE contenere macroistruzioni nè codici eseguibili.

Questo significa che il RCS (Responsabile della Conservazione Sostitutiva) deve assicurarsi che i file p7m che porta in archivio siano “documenti informatici”.

Ovvero, parafrasando, è responsabilità  del RCS verificare che i file p7m non contengano macroistruzioni nè codici eseguibili.

Avete idea della quantità  di lavoro che questo comporaterebbe se fatto adeguatamente?

Il formato p7m serve per firmare digitalmete qualsiasi file, volendo potrei firmare degli eseguibili (exe) o dei video (mp4), foto (jpg) per non parlare poi di tutti i documenti legati alle suite *office.

Il solo concetto di foglio elettronico è in antitesi con il concetto di documento informatico; il documento in sè è eseguibile!

A tutto questo aggiungete poi la possibilità  che i documento contenuti nel p7m contengano dei VIRUS, magari dei VIRUS che il vostro antivirus preferito non è ancora in grado di intercettare!

La realtà  è che questo formato è ormai obsoleto, gli strumenti oggi a disposizione sono più evoluti!

Un discorso diverso è da fare invece per il formato XAdES, quello che serve per firmare i documenti XML. Questo è il futuro, non si scappa! Il problema dell’XML (ve lo dico se NON siete informatici) è che la scarsa leggibilità  da parte di un essere unamo. E’ un formato tecnico/informatico non adatto ad essere letto direttamente da un essere umano, se non tramite determinati accorgimenti.

Va bene, ho capito, siete arrivati fin qui con l’obiettivo di capire come procedere nella pratica a conservare questi file con SineKarta. Avete ben chiari quali sono i problemi di questo formato ma DOVETE farlo!

Non così in fretta! Dovrete aspettare il prossimo articolo per sapere come si fa.

Il p7m è morto! Lunga vita al PDF/A! (p.s. o all’XML)

Ora conserviamo anche la PEC

Dalla versione 2.0 rc2 di sinekarta è stata introdotta la possibilità  di conservare a norma anche la PEC.

La storia di questa release è stata parecchio intricata, prima di arrivare all’oggetto dell’articolo è opportuno fare un po’ di luce su quanto è accaduto nell’ultimo mese. La settimana prima di Natale è uscita la terza release di Alfresco 4.0 (la c) che ci ha costretto a modificare i nostri piani per anticiparne la gestione.

Con la versione 4.0 di Alfresco Share l’estensibilità  è stata migliorata MOLTO, ma alcuni tipi di plugin (SineKarta purtroppo era uno di questi) sono diventati incompatibili.

Potevamo decidere di completare l’integrazione di Share sulla versione 3.4 (con la certezza di doverci rimettere le mani) oppure lasciare perdere e scrivere codice compatibile direttamente con la versione 4.0. Inutile dirlo, abbiamo optato per la seconda strada; il problema è stato che alcune delle funzionalità  di Alfresco che abbiamo utilizzato non sono ancora documentate, abbiamo dovuto sudare sette camice.

Quando abbiamo finito gli sviluppi per “tradurre” le funzionalità  esistenti, ci siamo resi conto che il tempo rimasto NON ci sarebbe bastato per colpire gli obiettivi del piano originale, abbiamo dovuto ripianificare. Abbiamo scelto quindi di dare priorità  ad una funzione il cui rilascio era previsto per metà  Febbraio: la conservazione di documenti firmati digitalmente non in formato PAdES, quindi diversi da PDF/A.

Le PEC sono documenti firmati (non sottoscritti) dalla CA che fornisce la casella, per questo vanno conservati a norma. L’RCS deve però tenere in considerazione un fattore importante andando a gestire questa tipologia di documenti : il formato del messaggio e-mail che viene portato in conservazione.

Potete connettere Alfresco direttamente alla casella di posta oppure potete “copiare manualmente” i messaggi di posta elettonica dal vostro client. In questo secondo caso ricordate che non tutti i fornati con cui esportate il messaggio sono validi.

L’obiettivo principale della nuova funzione è di gestire la conservazione sostitutiva dei messaggi PEC, ma tramite questa nuova funzione potrete conservare anche file p7m, m7m e tutti gli altri formati (CAdES e XAdES) previsti dalla normativa.

Nel prossimo articolo approfondiremo gli aspetti legati a questa nuova funzionalità .

Alcune riflessioni riguardo la conservazione delle PEC le potete trovare qui : http://www.linkedin.com/groups/Non-aprite-quella-PEC-Sottotitolo-3725002.S.80491741?trk=group_search_item_list-0-b-ttl&goback=.gna_3725002