Indicizzazione automatica dei documenti

Uno dei problemi più impegnativi riguardanti l’adozione di un sistema di gestione documentale, riguarda la creazione degli indici di ricerca.

Alfresco è uno strumento potentissimo da questo punto di vista, una volta indicizzati i documenti non ci sono limiti a quello che si può realizzare. Il problema è, appunto, la determinazione dei metadati di ciascun documento.

Per agganciare a ciascun documento i corretti metadati è tipicamente necessario andare ad interrogare il sistema che ha generato il documento; se tale sistema è aziendale allora il problema non è banale ma è risolvibile, se invece il generante è esterno all’azienda allora il compito è quasi impossibile.

Per risolvere in modo facile (dal punto di vista Alfresco) questo problema è possibile utilizzare strumenti come METAQRCODE (http://www.metaqrcode.com). L’idea alla base dello strumento è molto semplice : chi produce il documento conosce i metadati, quindi può impacchettarli in un documento XML che “inserisce” in un QRCODE. IlQRCODE viene aggiunto al documento.

In questo modo chi legge il documento, e legge il QRCODE, ha la possibilità di ottenere i metadati XML e generare automaticamente i metadati di indicizzazione di Alfresco.