Conservazione sostitutiva e documenti fiscali: le nuove regole

Dopo dieci anni, decade il più vecchio dei decreti sulla conservazione dei documenti elettronici. Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del Decreto del MEF del 17 giugno 2014, è stato abrogato il precedente decreto del 23 gennaio 2004. Ci sono quindi nuove regole da rispettare per la conservazione digitale dei documenti rilevanti ai fini fiscali; nuove regole che – fortunatamente – semplificano e razionalizzano gli adempimenti.

TERMINI PER LA CONSERVAZIONE

La novità principale riguarda le tempistiche con cui le fatture, attive e passive, devono essere inviate al sistema di conservazione. Con le precedenti norme, il termine era molto rigido: entro 15 giorni dall’emissione o ricezione del documento. Forse per una generale sfiducia verso tutto ciò che è digitale, il legislatore imponeva, per avere garanzia sulla staticità ed immodificabilità dei documenti privi di supporto cartaceo (ma siamo sicuri che chi stampa le fatture su carta, anche a distanza di settimane o mesi, non le possa modificare?), delle scadenze di conservazione così frequenti e stringenti che di fatto rappresentavano un serio ostacolo alla diffusione della conservazione sostitutiva. Con il nuovo decreto, ragionevolmente, le scadenze da osservare tra chi adotta la conservazione sostitutiva e chi continua ad affidarsi alla carta sono uniformate. Quindi, visto che l’art. 7 del DL 357/1994 impone di “cristallizzare” le proprie scritture contabili, mediate la stampa dei registri obbligatori,  entro il terzo mese successivo alla scadenza per l’invio della dichiarazione dei redditi, lo stesso termine vale ora anche per l’invio in conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, comprese le fatture.

MARCA TEMPORALE

Nelle  norme tecniche di conservazione previste dal CAD all’art. 71 non menzionano le marche temporali, quanto piuttosto dei “riferimenti temporali” da apporre sui pacchetti di archiviazione. Il nuovo DM si adegua, aggiungendo però la precisazione che tali “riferimenti temporali” devono essere “opponibili ai terzi“. Di fatto, quindi, l’apposizione della marca temporale sui lotti di documenti informatici rimane d’obbligo.

IMPOSTA DI BOLLO

L’imposta di bollo dovrà d’ora in poi essere assolta in unica soluzione a consuntivo entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, esclusivamente in modalità telematica. Non è quindi più necessario il versamento degli acconti entro il 31 gennaio. Anche se l’imposta è dovuta direttamente in fattura, come nel caso ad esempio di fatture per prestazioni mediche esenti da IVA, è sufficiente il pagamento a consuntivo, purché si indichi in fattura che l’imposta sarà assolta secondo le indicazioni del nuovo decreto.

COMUNICAZIONI

È stata abolita la comunicazione dell’impronta degli archivi, nata per dare garanzia di staticità ai documenti conservati quando le marche temporali avevano una validità di soli 5 anni (insufficiente quindi a garantire la staticità dei documenti per tutti i 10 anni di conservazione obbligatoria delle scritture contabili), ma di fatto già inutile da quando la validità delle marche temporali è stata estesa a 20 anni. Come conseguenza inoltre del venir meno dei versamenti dell’imposta di bollo in acconto, non è poi più necessaria la comunicazione preventiva all’Agenzia delle Entrate sull’importo dell’imposta di bollo versata e la sua ripartizione tra acconto e saldo. È stata invece introdotta l’indicazione in dichiarazione dei redditi dell’adozione del regime di conservazione sostitutiva dei documenti.

AMBITO DI APPLICAZIONE

Con la previgente normativa, alcune categorie di documenti erano espressamente escluse. Nel nuovo decreto questa esclusione scompare: la conservazione sostitutiva ora può essere adottata senza dubbio anche per i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane. Peraltro l’esclusione della conservazione sostitutiva dei documenti doganali, nella pratica, era già venuta meno con l’informatizzazione delle procedure relative alle dichiarazioni di importazione o di esportazione. Ora tale esclusione viene cancellata anche a livello normativo.

CONFERME

Un decreto che introduce molte semplificazioni, quindi, ma che lascia al contempo invariati alcuni aspetti importanti. Due i principali:

• I documenti devono poter essere ricercati ed estratti secondo chiavi di ricerca multiple. È dunque importante avere una corretta gestione dei metatag associati a ciascun documento, meglio se collegati direttamente al sistema contabile, in modo da garantire questa ricercabilità.
• Per gli originali analogici unici, come ad esempio le schede carburante, qualora si decidesse di trasformarli in documenti digitali ed inviarli al sistema di conservazione sostitutiva, continua a richiedere l’autentica del pubblico ufficiale.

Fattura elettronica alla PA: tutto (quasi) pronto

Manca poco ormai all’entrata in vigore del DM 3 aprile 2013, che renderà obbligatorio l’invio di fatture elettroniche verso – alcune – pubbliche amministrazioni. In un crescendo di interesse, e preoccupazioni, cerchiamo di fare il punto dell’attuale normativa

FATTURA ELETTRONICA

Prima di tutto, quli documenti possono essere definiti fattura elettronica?

Nei rapporti tra privati (intendendo con il termine privati tutti i soggetti che non rientrano nella definizione di pubblica amministrazione) la normativa di riferimento resta il testo unico IVA (DPR 633/1972), il quale all’art. 21, recita:

“Per fattura elettronica si intende la fattura che e’ stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario.
…omissis…
Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.”

In sostanza, i privati possono scambiarsi tra loro documenti informatici in qualunque modo e con qualunque formato (.pdf, .jpg, .xml, .txt, ecc.) essi desiderino, ma perché questi siano considerate fatture elettroniche devono:

• contenere tutte le informazioni minime previste dal citato art. 21 del DPR 633/1972;
• offrire garanzie di autenticità ed integrità. In pratica, una volta emesse le fatture elettroniche non devono poter essere alterate in alcun modo, né dall’intervento diretto di un operatore umano né da codici eseguibili. È lo stesso articolo di legge ad indicare quali procedure utilizzare per raggiungere tale risultato, la migliore delle quali è probabilmente l’apposizione di una firma digitale o una firma elettronica qualificata sul documento;
• essere trasmesse a destinatari che abbiano espresso un esplicito consenso a riceverle;

L’ultimo punto in particolare, si rende necessario poiché la fattura elettronica, come previsto dall’art. 39 del testo unico IVA devono essere conservate elettronicamente, e quindi solo i soggetti dotati di un sistema di conservazione sostitutiva hanno la possibilità di gestirle.

FATTURA ELETTRONICA E PA

Quella che per i privati è una possibilità, per le pubbliche amministrazioni diventerà progressivamente un obbligo a partire dal 6 giugno 2014. Da questa data infatti entrerà in vigore il DM 3 aprile 2013, in attuazione della Legge 244/2007, che impone alle Pubbliche Amministrazioni di accettare – e di conseguenza di pagare – solo fatture in formato elettronico.

Questo cambiamento, voluto prima di tutto dalla Comunità Europea, ha anche lo scopo di

“ poter disporre in maniera automatica sui sistemi delle pubbliche amministrazioni dei dati contabili delle fatture consente la più puntuale e tempestiva registrazione dei costi relativi e facilita il processo interno di monitoraggio dei costi e di verifica delle disponibilità finanziarie”

e, potendo essere collegata in automatico agli ordini e/o ai contratti relativi, consente

“ verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all’accettazione o al disconoscimento della fattura”.

Perché l’elaborazione automatica sia possibile, occorre però che la fattura elettronica indirizzata alla Pubblica Amministrazione abbia un formato standardizzato ed elaborabile. Ecco che allora il Decreto Ministeriale prescrive, a differenza di quanto accade nel mondo privato, il formato XML, secondo un unico tracciato standard. Inoltre, i contenuti minimi previsti sono molto più numerosi di quelli prescritti per la fattura “tradizionale”, dovendo d’ora in poi ogni fattura essere abbinata in automatico all’appalto o al contratto cui si riferisce.

Come per i privati, anche le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di conservare digitalmente le fatture elettroniche che ricevono od emettono. Ciò significa che sia tutte le pubbliche amministrazioni, sia  i loro fornitori, dovranno dotarsi di un sistema di conservazione sostitutiva.

LA TRASMISSIONE DELLA FATTURA – IL SISTEMA SdI

Non credo che, ha chi seguito il dibattito politico degli ultimi mesi attorno l’annoso problema del pagamento dei debiti pregressi della PA, possa essere sfuggito un fatto a mio parere sconcertante: nessuno sa di preciso a quanto ammontino. Questa imbarazzante lacuna informativa verrà in buona parte superata con l’entrata a pieno regime della fatturazione elettronica.

Ogni fattura, per essere considerata correttamente emessa, dovrà essere inviata all’ufficio o all’ente interessato non direttamente, ma attraverso un Sistema di Interscambio, o SdI. Questo sistema, realizzato direttamente dall’Agenzia delle Entrate tramite la Sogei, riceverà le fatture attraverso i vari canali di trasmissione messi a disposizione degli utenti per l’invio (caselle PEC, Porte di dominio, interfacce web o porte FTP), eseguirà dei controlli automatici che dovranno accertare sia la corretta “compilazione” formale della fattura, sia la sua correlazione ad un preciso contratto o appalto, per poi inoltrarla al competente ufficio. Se le verifiche daranno esito positivo, verrà rilasciata una ricevuta all’emittente che attesta il buon esito dell’invio.

Va da sé che il sistema SdI, elaborando e validando tutte le fatture diretta alle 21.000 Pubbliche Amministrazioni italiane, diventerà un importantissimo strumento a disposizione della Ragioneria Generale dello Stato per il controllo della finanza pubblica.

TERMINI E SCADENZE

Come si è cercato di far capire, il cambiamento che si prospetta è enorme. Tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane (ed europee, visto che la normativa italiana si basa sul recepimento di norme europee) ed i loro fornitori dovranno dotarsi di sistemi per l’emissione e la gestione delle fatture elettroniche, compreso dunque anche un sistema di conservazione sostitutiva a norma.

Per agevolare questo cambiamento, l’Agenzia delle Entrate ha già messo a disposizione istruzioni dettagliate, specifiche tecniche e strumenti software per la compilazione e la verifica delle fatture sul portale www.fatturapa.gov.it.

Inoltre, per concedere più tempo alle PA di moniri dimensioni di organizzarsi, l’obbligo della fattura elettronica entrerà in vigore in due scaglioni:

• Dal 6 giugno 2014, per
  • Ministeri
  • Agenzie Fiscali
  • Enti nazionali previdenziali
• Dal 31 marzo 2015, per tutte le altre pubbliche amministrazioni, compresi gli enti pubblici locali.

Da notare come, essendo considerati a fini statistici come unità locali del Ministero dell’Istruzione, anche per tutti gli istituti scolastici scatterà l’obbligo in questione a partire dal prossimo 6 giugno.

Una volta entrato in vigore l’obbligo, e trascorso il periodo transitorio di 3 mesi per le fatture cartacee emesse prima della scadenza ma non ancora consegnate, le PA non potranno più né accettare né pagare alcuna fattura che non sia elettronica.

Pubblicata la versione 2.0 beta di sinekarta

I più attenti di voi avranno notato che ieri è stata pubblicata la nuova versione di sinekarta.

Questa nuova versione introduce così tante nuove funzionalità  che abbiamo deciso di fare un salto anche con la numerazione, passando alla versione 2.0.

Ma quali sono queste nuove funzioni?

Prima i tutto abbiamo APERTO sinekarta!

Una funzionalità  che, ad oggi, pochi (nessuno?) software di firma digitale e conservazione sostitutiva hanno, riguarda la possibilità  di essere utilizzati, oltre che da esseri umani, anche da altri software.

Sfruttando alcune caratteristiche di Alfresco (i famosi webscript) abbiamo realizzato delle API (sottoforma di servizi REST) per applicare la firma digitale e la marca temporale. Queste API sono completamente slegate dal client Alfresco, possono essere quindi utilizzate da qualsiasi software per accedere ai servizi che sinekarta mette a disposizione.

Non solo, essendo REST uno standard (di fatto) basato su XML (o json) e su HTTP(s), è possibile accedere ai servizi di sinekarta anche tramite applicazioni scritte in linguaggi diversi da Java.

Su questo argomento tornerò la prossima settimana con un articolo che guida passo passo lo sviluppatore alla scrittura di un client.

La seconda importante innovazione introdotta in sinekarta riguarda Share.

Per chi non lo sapesse Share è il client di Alfresco di nuova generazione. Sinekarta era, fino a ieri, implementato  per essere utilizzato esclusivamente tramite l’interfaccia explorer di Alfresco. L’implementazione di Share ce l’hanno chiesta molti utenti, non era più possibile aspettare oltre.

L’ultima importante funzione (che sarà rilasciata con la versione 2.0 RC1) riguarda il file delle impronte per l’agenzia delle entrate.

La produzione di questo file mancava in sinekarta rendendo, di fatto, lo strumento inadeguato alla conservazione dei documenti fiscali. Dai primi di Dicembre sarà  possibile produrre questo file.

In aggiunta a questi tre principali filoni abbiamo realizzato diverse funzionalità  minori.

Abbiamo creato un’azione per permettere lo spostamento di uno o più documenti già  presenti in Alfresco dentro l’archivio sinekarta; un’altra azione permette di firmare digitalmete e marcare temporalmente un generico documento, indipendentemente dalla conservazione che ne verrà  fatta. Abbiamo eliminato javasign, strumento che, in passato, ci ha generato così tanti problemi e grattacapi.

Insomma, ina vera e propria rivoluzione all’insegna dell’usabilità.

Per chi volesse approfondire è disponibile, come sempre, la roadmap che descrive il percorso che seguiremo nei rilasci di questa versione 2.0 : http://sourceforge.net/apps/trac/sinekarta/roadmap

Vorrei chiudere l’articolo dando ufficialmente il benvenuto a Nicola Savino che si è recentemente unito al progetto sinekarta.

Nicola è un esperto a livello nazionale, uno dei professionisti più attivi nell’ambito della conservazione sostitutiva; le sue competenze e conoscienze aggiungeranno qualità  a sinekarta, permettendone una crescita più robusta e rapida.

Nicola è anche owner del gruppo linked-in Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica, uno dei gruppi più interessanti e ricco di interventi che trattano questo argomento.

Buon lavoro Nicola!

Firma digitale basata sull’algoritmo SHA-1 : ma è ancora valida?

ATTENZIONE!!!

Questo articolo è basato su una fonte errata che ha causato una cattiva interpretazione della normativa.

Potete seguire la discussione sul gruppo linked-in per capire meglio l’errore commesso.

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Il contenuto originale NON viene cancellato per permettere ai lettori di capire l’accaduto

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La delibera CNIPA 45/2009 (e successive modificazioni) ha introdotto alcune modifiche sulla modalità di calcolo della firma digitale.

Ne abbiamo già parlato in un questo vecchio articolo, se volete un po’ di dettagli tecnici potete rilegegrvelo.

Molti di voi che l’hanno letto si sono però persi nei deliri tecnici riguardanti gli algoritmi e le vulnerabilità e non sono riusciti ad arrivare al termine.

Peccato per voi, perchè alla fine dell’articolo viene spiegato un punto MOLTO importante : la firma basata sull’algoritmo SHA-1 applicata dopo il 31-12-2010 è valida a patto che la vostra smartcard sia di vecchia generazione.

Questo concetto ha delle implicazioni potenzialmente devastanti.

Se il vostro fornitore di sw (ad esempio del sw. di contabilità) vi ha detto che potevate continuare a firmare senza problemi fino alla fine di Giugno, vi ha mentito spudoratamente.

Se avete una smartcard di nuova generazione (tutte le smartcard di infocamere tranne la serie 1202 e tutti i token USB) ed avete applicato la firma digitale dopo il 31-12-2010, sappiate che la firma che avete apposto NON E’ VALIDA.

Il documento che avete prodotto NON ha alcun valore legale (spero che non abbiate firmato cose importanti).

Finchè i documenti firmati non hanno particolari procedure di conservazione, il problema esiste ma non è molto grave. Potete (forse) sempre riapplicare la firma a tutti i documenti.

Ma se avete emesso delle fatture elettroniche “firmate male”, mi spiace per voi ma siete veramente in un gran bel casino.

Quello che posso augurarvi è di avere un Responsabile della Conservazione Sostitutiva con una buona assicurazione!

Conservazione sostitutiva delle fatture analogiche con sinekarta

Abbiamo più volte detto che con l’attuale versione di sinekarta è possibile realizzare la Conservazione Sostitutiva dei documenti analogici rilevanti a fini tributari, ma come?

Le prime righe di questo articolo sono piuttosto tecniche e indicano, come d’obbligo, i riferimenti alla normativa; non vi addormentate, resistete solo pochi capoversi.

Per chi ancora non lo sapesse ricordiamo che alcune tipologie di documenti, per essere portati in Conservazione Sostitutiva, devono rispettare una normativa particolare.

Quella da rispettare in questo caso è definita dal Ministero delle Finanze, in particolare dal DECRETO del 23 gennaio 2004 : Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto.

Questa normativa si basa su quella del CNIPA e, di per sè, non è particolarmente complessa.

A questo va inoltre aggiunto che gli articoli che interessano la conservazione sostitutiva delle fatture analogiche sono soltanto il 4 ed il 6.

Ok, tutti i riferimenti alla normativa sono finiti, ora iniziamo a parlare con un linguaggio più comprensibile.

La differenza sostanziale tra Fatture Elettroniche ed Analogiche sta nella modalità di emissione, le prime sono emesse come documenti informatici, firmati dal legale rappresentante dell’azienda; le seconde sono dei normali documenti (word, pdf, openoffice), anche cartacei. La maggior parte delle aziende non ha un software di contabilità che permette l’emissione delle fatture elettroniche, per questo le PMI possono più economicamente puntare alla Conservazione Sostitutiva delle sole fatture analogiche.

A che scopo? Per eliminare fisicamente la carta ed avere un archivio gestito in modo più efficiente. Con sinekarta inoltre (che è basato su Alfresco) la soluzione è totalmente open source, quindi i costi sono sicuramente più abbordabili.

Ma iniziamo ad approfondire …

Primo punto : posso portate in Conservazione Sostitutiva i documenti che voglio, a patto di avere una gestione omogenea. Questo significa che se decido di conservare le fatture, dovrò farlo per TUTTE le fatture di un registro sezionale (o sotto-sezionale), senza “buchi”. Stesso discorso per qualsiasi tipologia di documento.

Secono punto : è importante che sia garantito l’ordine cronologico. Questo problema va diviso in due parti, da una parte ci sono le Fatture Attive, dall’altra quelle Passive.

Per le fatture Attive, il problema è facile perchè ciascuna Fattura contiene (tra i dati obbligatori) il numero fattura. E’ importante che tra tutte le Fatture Attive portate in Conservazione non ci siano dei “buchi” nella numerazione.

Per quanto riguarda le Fatture Passive l’approccio è diverso. Per garantire “l’ordine cronologico senza soluzione di continuità” è necessario fare riferimento al numero di registrazione nel registro IVA degli acquisti.

Il problema è che per inserire questo numero di registrazione dovrei modificare la Fattura Analogica che ho ricevuto. Questo è un bel problema perchè non sempre posso farlo.

Se ho in mano la fattura cartacea posso semplicemente scrivere a penna sulla carta il numero di registro prima di scannerizzare il documento.

Se ho in mano un documento (word o openoffice) posso modificare il documento, ad esempio aggiungendo al termine del documento una nuova pagina con questo numero (blah… io non lo farei!).

Se ho un PDF o un PDF/A la questione si complica di parecchio.

Per fortuna sinekarta ci risolve parecchi problemi; prende qualsiasi tipo di documento e lo converte in PDF/A (formato più consono alla conservazione a lungo termine) inserendo nel documento stesso alcuni dati specificabili al momento dell’upload (descrizione, titolo, nome file, etc.).

Con sinekarta sarà sufficiente indicare nella descrizione del documento (o addirittura nel nome stesso) il numero progressivo del registro IVA, questo dato verrà salvato nel documento stesso.

Terzo punto : usa il buon senso per dare il nome ai file delle fatture. Ovvero porta in Conservazione Sostitutiva file il cui nome riporti il suddetto numero. Volete gestire ancora più velocemente il vostro archivio? Utilizzate questa regola anche per le Fatture Attive!

Definite una convenzione sui nomi dei file e rispettatela! Un esempio di convenzione potrebbe essere :

anno _ numero registro IVA _ cliente/fornitore _ altri dati

generando dei file come :

2011_00001_wind_canoneAbbonamentoTelefoniaMobile.pdf (fattura passiva)

oppure

2011_00032_alfa_licenzaSinekartaEnterprise.pdf (fattura attiva)

In questo modo il nome del file può darvi molte indicazioni prima ancora di aprirlo. Ricordatevi però che il nome di un file non può essere più lungo di 255 caratteri e che sinekarta (di default) utilizza cartelle diverse per i due tipi di Fatture.

Punto quarto : Alfresco vi permette di eseguire ricerche Full-Text sul vostro archivio. Qualsiasi tipo di ricerca vogliate eseguire non avrà limiti.E’ bene portare in Conservazione Sostitutiva sempre documenti elettronici (word, pdf, openoffice), limitate al massimo le immagini scannerizzate. sinekarta è in grado di eseguire un algoritmo di OCR sulle immagini scannerizzate, ma la precisione di questi algoritmi dipende da troppe variabili.

Punto quinto : evitate di portare in conservazione doucmenti originali unici, vi complichereste solo la vita ed alzereste i costi; le Fatture non sono originali unici.

Sesto ed ultimo punto : non ci sono vincoli temporali. Mettete le Fatture analogiche in archivio quando volete, ed applicate la Marca Temporale con degli intervalli che abbiano un senso per la vostra realtà. Una Marca Temporale costa circa 30 centesimi di euro ; applicandone una alla settimana spendereste poco più di 15 euro in un anno. Decidete ogni quanto applicarla, potete farlo anche una sola volta all’anno, ma ricordate : finchè non avete applicato la Marca Temporale non potrete distruggere gli originali cartacei.

Detto questo, se ne capite un po’ di informatica e vi siete studiati la normativa, grazie a sinekarta potete implementarvi il vostro sistema di Conservazione Sostitutiva delle Fatture Analogiche a norma senza spendere un euro.

Buon lavoro!