Prendendo spunto da diverse richieste che arrivano via mail, tiro le fila dello stato del progetto.
L’anno scorso è entrata in vigore la nuova normativa riguardante la conservazione sostitutiva (http://www.anorc.it/notizia/547_Pubblicate_in_G.U._le_Regole_tecniche__arriva_il_nuovo_%EF%BF%BDsistema_di_conserva.html).
La nuova normativa ha stravolto completamente le logiche che un sistema di conservazione deve implementare, vanificando di fatto tutto il lavoro fatto con sinekarta.
Questa prevede che un sistema di conservazione basi le proprie logiche sullo standard OAIS (Open Archival Information System – http://en.wikipedia.org/wiki/Open_Archival_Information_System), la vecchia normativa invece era decisamente lasca sugli aspetti software. Le specifiche OAIS sono un mondo MOLTO diverso da Alfresco, il progetto sinekarta è quindi totalmente incompatibile con la nuova normativa.
Oltre agli aspetti tecnici, la nuova normativa introduce maggiori vincoli riguardo gli aspetti burocratici del processo, alzando di fatto l’asticella che rende sensata l’implementazione della conservazione sostitutiva in house.
La stima che abbiamo fatto internamente è che se la vecchia normativa rendeva sensata l’adozione di un sistema di conservazione in house al raggiungimento dei 30.000 documenti da conservare l’anno, con la nuova normativa questo limite si è alzato a 100.000 documenti.
Quindi un’azienda che intende adottare un sistema di conservazione in house rientrerà del proprio investimento solo se supera la soglia dei 100.000 documenti l’anno.
Se a questo aggiungiamo la proliferazione di servizi in outsourcing a basso costo (es. http://www.fatturafacile.com/), diventa evidente che il futuro della conservazione sostitutiva è nel cloud.
Questa premessa per spiegare un po’ l’attuale scenario in cui ci muoviamo, ora parliamo invece un po’ della storia del progetto sinekarta.
Quando sinekarta è partito (nel 2010) il mercato era già saturo di soluzioni di conservazione (la vecchia normativa risale infatti al 2004), il progetto non ha quindi MAI riscontrato un particolare successo. In altre parole è stato un bel progetto da realizzare, ci ha dato tante soddisfazioni in termini di visibilità e di competenze su Alfresco, ma i ritorni economici non si sono avvicinati neanche lontanamente allo sforzo sostenuto per la realizzazione.
Con l’uscita della nuova normativa ci siamo quindi chiesti se valesse la pena continuare ad investire sulla conservazione sostitutiva e la risposta, purtroppo, è stata NO. Visto quanto detto fino ad ora, non ci sono le premesse per continuare ad investire in tale direzione.
Il futuro del progetto sinekarta.
Non tutte le speranze sono però perdute. Sinekarta NON è morto, si sta trasformando. Abbiamo rilasciato una nuova versione di sinekarta (https://github.com/Sinekarta/sinekarta) che implementa (su Alfresco) tutti i tipi di firma digitale e firma elettronica (CADES, PADES, XADES) su qualsiasi tipo di documento. Questa nuova versione è distribuita come amp ed è meglio compatibile con Alfresco (attualmente 4.2.f).
Abbiamo inoltre rilasciato un altro plugin di Alfresco (sempre amp su 4.2.f) che permette la conversione di qualsiasi documento in pdf/a (https://github.com/Sinekarta/sinekarta-pdfa).
Stiamo lavorando, in collaborazione con un outsourcer della conservazione (http://www.indicom.biz/), ad un protocollo aperto per l’accesso ad un sistema di conservazione generico. Su questo protocollo (che ci piacerebbe diventasse uno “standard di fatto”) stiamo implementando un plugin di Alfresco.
Questa strategia, per l’azienda che vuole adottare la conservazione sostitutiva, ha almeno due punti interessanti :
- l’azienda utilizza Alfresco come front-end per il sistema di conservazione. Vede i propri documenti sulla propria rete ed Alfresco si preoccupa, in autonomia ed in automatico, di riversare sul sistema di conservazione solo alcuni documenti.
- se/quando diversi outsourcer implementeranno questo protocollo, il cliente potrà cambiare outsourcer con pochissimo sforzo
Infine è opportuno parlare dell’integrazione con le MFP Toshiba.
La partnership con Toshiba prosegue ed il progetto che abbiamo implementato (SinekartaMFP) è in uso in diverse aziende. Rispetto a quanto si vede nel video pubblicato sul sito di sinekarta sono state aggiunte molte funzionalità evolute (lettura barcode/qrcode, ocr, zoned ocr, digitazione manuale dei metadati, etc…) ed è diventato uno strumento decisamente UTILE per quelle aziende che intendono dematerializzare senza per forza andare in conservazione sostitutiva.
sinekarta.wordpress.com 