Indicizzazione automatica dei documenti


Uno dei problemi più impegnativi riguardanti l’adozione di un sistema di gestione documentale, riguarda la creazione degli indici di ricerca.

Alfresco è uno strumento potentissimo da questo punto di vista, una volta indicizzati i documenti non ci sono limiti a quello che si può realizzare. Il problema è, appunto, la determinazione dei metadati di ciascun documento.

Per agganciare a ciascun documento i corretti metadati è tipicamente necessario andare ad interrogare il sistema che ha generato il documento; se tale sistema è aziendale allora il problema non è banale ma è risolvibile, se invece il generante è esterno all’azienda allora il compito è quasi impossibile.

Per risolvere in modo facile (dal punto di vista Alfresco) questo problema è possibile utilizzare strumenti come METAQRCODE (http://www.metaqrcode.com). L’idea alla base dello strumento è molto semplice : chi produce il documento conosce i metadati, quindi può impacchettarli in un documento XML che “inserisce” in un QRCODE. IlQRCODE viene aggiunto al documento.

In questo modo chi legge il documento, e legge il QRCODE, ha la possibilità di ottenere i metadati XML e generare automaticamente i metadati di indicizzazione di Alfresco.

 

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il futuro di sinekarta


Prendendo spunto da diverse richieste che arrivano via mail, tiro le fila dello stato del progetto.

L’anno scorso è entrata in vigore la nuova normativa riguardante la conservazione sostitutiva (http://www.anorc.it/notizia/547_Pubblicate_in_G.U._le_Regole_tecniche__arriva_il_nuovo_%EF%BF%BDsistema_di_conserva.html).
La nuova normativa ha stravolto completamente le logiche che un sistema di conservazione deve implementare, vanificando di fatto tutto il lavoro fatto con sinekarta.
Questa prevede che un sistema di conservazione basi le proprie logiche sullo standard OAIS (Open Archival Information System – http://en.wikipedia.org/wiki/Open_Archival_Information_System), la vecchia normativa invece era decisamente lasca sugli aspetti software. Le specifiche OAIS sono un mondo MOLTO diverso da Alfresco, il progetto sinekarta è quindi totalmente incompatibile con la nuova normativa.
Oltre agli aspetti tecnici, la nuova normativa introduce maggiori vincoli riguardo gli aspetti burocratici del processo, alzando di fatto l’asticella che rende sensata l’implementazione della conservazione sostitutiva in house.
La stima che abbiamo fatto internamente è che se la vecchia normativa rendeva sensata l’adozione di un sistema di conservazione in house al raggiungimento dei 30.000 documenti da conservare l’anno, con la nuova normativa questo limite si è alzato a 100.000 documenti.
Quindi un’azienda che intende adottare un sistema di conservazione in house rientrerà del proprio investimento solo se supera la soglia dei 100.000 documenti l’anno.
Se a questo aggiungiamo la proliferazione di servizi in outsourcing a basso costo (es. http://www.fatturafacile.com/), diventa evidente che il futuro della conservazione sostitutiva è nel cloud.

Questa premessa per spiegare un po’ l’attuale scenario in cui ci muoviamo, ora parliamo invece un po’ della storia del progetto sinekarta.

Quando sinekarta è partito (nel 2010) il mercato era già saturo di soluzioni di conservazione (la vecchia normativa risale infatti al 2004), il progetto non ha quindi MAI riscontrato un particolare successo. In altre parole è stato un bel progetto da realizzare, ci ha dato tante soddisfazioni in termini di visibilità e di competenze su Alfresco, ma i ritorni economici non si sono avvicinati neanche lontanamente allo sforzo sostenuto per la realizzazione.
Con l’uscita della nuova normativa ci siamo quindi chiesti se valesse la pena continuare ad investire sulla conservazione sostitutiva e la risposta, purtroppo, è stata NO. Visto quanto detto fino ad ora, non ci sono le premesse per continuare ad investire in tale direzione.

Il futuro del progetto sinekarta.

Non tutte le speranze sono però perdute. Sinekarta NON è morto, si sta trasformando. Abbiamo rilasciato una nuova versione di sinekarta (https://github.com/Sinekarta/sinekarta) che implementa (su Alfresco) tutti i tipi di firma digitale e firma elettronica (CADES, PADES, XADES) su qualsiasi tipo di documento. Questa nuova versione è distribuita come amp ed è meglio compatibile con Alfresco (attualmente 4.2.f).
Abbiamo inoltre rilasciato un altro plugin di Alfresco (sempre amp su 4.2.f) che permette la conversione di qualsiasi documento in pdf/a (https://github.com/Sinekarta/sinekarta-pdfa).
Stiamo lavorando, in collaborazione con un outsourcer della conservazione (http://www.indicom.biz/), ad un protocollo aperto per l’accesso ad un sistema di conservazione generico. Su questo protocollo (che ci piacerebbe diventasse uno “standard di fatto”) stiamo implementando un plugin di Alfresco.
Questa strategia, per l’azienda che vuole adottare la conservazione sostitutiva, ha almeno due punti interessanti :

  • l’azienda utilizza Alfresco come front-end per il sistema di conservazione. Vede i propri documenti sulla propria rete ed Alfresco si preoccupa, in autonomia ed in automatico, di riversare sul sistema di conservazione solo alcuni documenti.
  • se/quando diversi outsourcer implementeranno questo protocollo, il cliente potrà cambiare outsourcer con pochissimo sforzo

Infine è opportuno parlare dell’integrazione con le MFP Toshiba.

La partnership con Toshiba prosegue ed il progetto che abbiamo implementato (SinekartaMFP) è in uso in diverse aziende. Rispetto a quanto si vede nel video pubblicato sul sito di sinekarta sono state aggiunte molte funzionalità evolute (lettura barcode/qrcode, ocr, zoned ocr, digitazione manuale dei metadati, etc…) ed è diventato uno strumento decisamente UTILE per quelle aziende che intendono dematerializzare senza per forza andare in conservazione sostitutiva.

Conservazione sostitutiva in cloud, gli aspetti giuridici da valutare


Questo interessante articolo sviscera molto bene (anche se in termini un po’ troppo formali) le più importanti problematiche legate alla conservazione sostitutiva in outsourcing.

La strategia di SineKarta, basata ESCLUSIVAMENTE su strumenti open source, mette in risalto la questione del “vendor lock-in“.

Un’azienda che realizza una software selection per l’adozione di un qualsiasi prodotto dovrebbe aver chiaro questo punto. Legarsi mani e piedi ad un fornitore specifico NON è una scelta intelligente, soprattutto nel lungo periodo.

L’eliminazione di questo vincolo è infatti alla base di TUTTI i progetti open source esistenti.

Scegliere una soluzione cloud necessita, oltre che di un’attenta valutazione degli aspetti giuridici, anche di una lungimirante strategia IT.

Offerta dematerializzazione facile 3×2 : stendiamo un velo pietoso…


A tutti coloro che vogliono adottare soluzioni di FEA (firma elettronica avanzata) consiglio di leggere questo INTERESSANTISSIMO articolo dello STUPENDO blog di “firma-facile”

Offerta dematerializzazione facile 3×2

Se siete tra quelli che si sono fatti “abbindolare” da una (per ora) falsa promessa, mi spiace per voi.

La tecnologia è interessante sotto molti punti di vista ma nella pratica mancano ancora alcuni tasselli per completare il puzzle.

Rilasciata la versione 2.0.1 GA di SineKarta


Tante cose sono cambiate negli ultimi 6 mesi.

La più importante riguarda Alfresco, è stata rilasciata la versione 4.2 che introduce diverse migliorie MOLTO interessanti. La nuova versione di Sinekarta è pienamente compatibile con questa versione di Alfresco.

La maggior parte dei nostri utenti utilizzano server Linux, per questo abbiamo fatto in modo che l’installer funzionasse anche su questo tipo di sistemi operativi (per ora solo Ubuntu).

Proprio per agevolare le installazioni server, l’installer è in grado di lavorare anche in modalità testo, utilizzando la comoda opzione -console da utilizzare a linea di comando.

Infine abbiamo risolto alcuni bug e migliorato le performance del sistema.

Non vi resta che provare la nuova versione di SineKarta e farci sapere cosa ne pensate!