Conservazione sostitutiva delle fatture analogiche con sinekarta


Abbiamo più volte detto che con l’attuale versione di sinekarta è possibile realizzare la Conservazione Sostitutiva dei documenti analogici rilevanti a fini tributari, ma come?

Le prime righe di questo articolo sono piuttosto tecniche e indicano, come d’obbligo, i riferimenti alla normativa; non vi addormentate, resistete solo pochi capoversi.

Per chi ancora non lo sapesse ricordiamo che alcune tipologie di documenti, per essere portati in Conservazione Sostitutiva, devono rispettare una normativa particolare.

Quella da rispettare in questo caso è definita dal Ministero delle Finanze, in particolare dal DECRETO del 23 gennaio 2004 : Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto.

Questa normativa si basa su quella del CNIPA e, di per sè, non è particolarmente complessa.

A questo va inoltre aggiunto che gli articoli che interessano la conservazione sostitutiva delle fatture analogiche sono soltanto il 4 ed il 6.

Ok, tutti i riferimenti alla normativa sono finiti, ora iniziamo a parlare con un linguaggio più comprensibile.

La differenza sostanziale tra Fatture Elettroniche ed Analogiche sta nella modalità di emissione, le prime sono emesse come documenti informatici, firmati dal legale rappresentante dell’azienda; le seconde sono dei normali documenti (word, pdf, openoffice), anche cartacei. La maggior parte delle aziende non ha un software di contabilità che permette l’emissione delle fatture elettroniche, per questo le PMI possono più economicamente puntare alla Conservazione Sostitutiva delle sole fatture analogiche.

A che scopo? Per eliminare fisicamente la carta ed avere un archivio gestito in modo più efficiente. Con sinekarta inoltre (che è basato su Alfresco) la soluzione è totalmente open source, quindi i costi sono sicuramente più abbordabili.

Ma iniziamo ad approfondire …

Primo punto : posso portate in Conservazione Sostitutiva i documenti che voglio, a patto di avere una gestione omogenea. Questo significa che se decido di conservare le fatture, dovrò farlo per TUTTE le fatture di un registro sezionale (o sotto-sezionale), senza “buchi”. Stesso discorso per qualsiasi tipologia di documento.

Secono punto : è importante che sia garantito l’ordine cronologico. Questo problema va diviso in due parti, da una parte ci sono le Fatture Attive, dall’altra quelle Passive.

Per le fatture Attive, il problema è facile perchè ciascuna Fattura contiene (tra i dati obbligatori) il numero fattura. E’ importante che tra tutte le Fatture Attive portate in Conservazione non ci siano dei “buchi” nella numerazione.

Per quanto riguarda le Fatture Passive l’approccio è diverso. Per garantire “l’ordine cronologico senza soluzione di continuità” è necessario fare riferimento al numero di registrazione nel registro IVA degli acquisti.

Il problema è che per inserire questo numero di registrazione dovrei modificare la Fattura Analogica che ho ricevuto. Questo è un bel problema perchè non sempre posso farlo.

Se ho in mano la fattura cartacea posso semplicemente scrivere a penna sulla carta il numero di registro prima di scannerizzare il documento.

Se ho in mano un documento (word o openoffice) posso modificare il documento, ad esempio aggiungendo al termine del documento una nuova pagina con questo numero (blah… io non lo farei!).

Se ho un PDF o un PDF/A la questione si complica di parecchio.

Per fortuna sinekarta ci risolve parecchi problemi; prende qualsiasi tipo di documento e lo converte in PDF/A (formato più consono alla conservazione a lungo termine) inserendo nel documento stesso alcuni dati specificabili al momento dell’upload (descrizione, titolo, nome file, etc.).

Con sinekarta sarà sufficiente indicare nella descrizione del documento (o addirittura nel nome stesso) il numero progressivo del registro IVA, questo dato verrà salvato nel documento stesso.

Terzo punto : usa il buon senso per dare il nome ai file delle fatture. Ovvero porta in Conservazione Sostitutiva file il cui nome riporti il suddetto numero. Volete gestire ancora più velocemente il vostro archivio? Utilizzate questa regola anche per le Fatture Attive!

Definite una convenzione sui nomi dei file e rispettatela! Un esempio di convenzione potrebbe essere :

anno _ numero registro IVA _ cliente/fornitore _ altri dati

generando dei file come :

2011_00001_wind_canoneAbbonamentoTelefoniaMobile.pdf (fattura passiva)

oppure

2011_00032_alfa_licenzaSinekartaEnterprise.pdf (fattura attiva)

In questo modo il nome del file può darvi molte indicazioni prima ancora di aprirlo. Ricordatevi però che il nome di un file non può essere più lungo di 255 caratteri e che sinekarta (di default) utilizza cartelle diverse per i due tipi di Fatture.

Punto quarto : Alfresco vi permette di eseguire ricerche Full-Text sul vostro archivio. Qualsiasi tipo di ricerca vogliate eseguire non avrà limiti.E’ bene portare in Conservazione Sostitutiva sempre documenti elettronici (word, pdf, openoffice), limitate al massimo le immagini scannerizzate. sinekarta è in grado di eseguire un algoritmo di OCR sulle immagini scannerizzate, ma la precisione di questi algoritmi dipende da troppe variabili.

Punto quinto : evitate di portare in conservazione doucmenti originali unici, vi complichereste solo la vita ed alzereste i costi; le Fatture non sono originali unici.

Sesto ed ultimo punto : non ci sono vincoli temporali. Mettete le Fatture analogiche in archivio quando volete, ed applicate la Marca Temporale con degli intervalli che abbiano un senso per la vostra realtà. Una Marca Temporale costa circa 30 centesimi di euro ; applicandone una alla settimana spendereste poco più di 15 euro in un anno. Decidete ogni quanto applicarla, potete farlo anche una sola volta all’anno, ma ricordate : finchè non avete applicato la Marca Temporale non potrete distruggere gli originali cartacei.

Detto questo, se ne capite un po’ di informatica e vi siete studiati la normativa, grazie a sinekarta potete implementarvi il vostro sistema di Conservazione Sostitutiva delle Fatture Analogiche a norma senza spendere un euro.

Buon lavoro!

Advertisements

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: