Conservazione Sostitutiva in outsourcing : una scelta da fare con la testa (seconda parte)


All’interno di Jenia Software io seguo gli aspetti tecnici e tecnologici riguardanti il progetto SineKarta mentre un’altro Andrea (no, non ci chiamiamo tutti Andrea…) segue gli aspetti commerciali.

Andrea ha molto criticato il mio articolo di metà  Novembre che parlava dei servizi di Conservazione Sostitutiva in outsourcing.

Da buon commerciale mi ha indicato almeno altri tre motivi per i quali una soluzione in outsourcing ad oggi è da valutare con MOLTA attenzione.

Il primo motivo è facile da spiegare, basta citare il famosodecreto Bersani, quello che costringe gli operatori di telefonia a “prevedere la facoltà  del contraente di recedere dal contratto o di trasferire le utenze presso altro operatore senza vincoli temporali o ritardi non giustificati e senza spese non giustificate da costi dell’operatore e non possono imporre un obbligo di preavviso superiore a trenta giorni“.

Un decreto del genere applicato alla Conservazione Sostitutiva semplicemente NON ESISTE!

Quando e se vorrete cambiare outsourcer, sarete costretti a subire (e pagare) le prepotenze dell’outsourcer che state dismettendo. Vi garantisco che tutelarsi contrattualmente da questa possibilità  non è affatto facile.

Il secondo motivo non è altrettanto facile da spiegare e riguarda la filosofia con cui viene proposto SineKarta.

I progetti basati su software open source partono dal presupposto di spostare i costi dalla licenza alle attività  progettuali. Chi, come noi, sposa questa filosofia chiede ai propri possibili clienti di fare uno sforzo per cambiare mentalità .

Noi non vendiamo una torta già  fatta, quella la potete comperare sullo scaffale del supermercato.

Noi vendiamo la ricetta, un corso di cucina e vi aiutamo a cucinare la prima torta.

Cosa pensate sia meglio?

Verrebbe la tentazione di dire la prima, è più veloce e meno laboriosa.

In realtà  il rapporto qualità /prezzo è MOLTO sbilanciato a favore della seconda!

Perchè se anche il primo anno il costo delle due diverse soluzioni potrebbe essere simile, dal secondo anno in poi la seconda soluzione non costa praticamente nulla, mentre la prima… una nuova torta, una nuova fattura.

Inoltre la ricetta della torta fatta in casa può essere modificata a piacere, dipendentemente dalle varie necessità  (allergie varie, celiachia, etc…) mentre la torta confezionata è difficilmente personalizzabile.

Se avete chiaro questo concetto, capirete anche perchè una soluzione in outsourcing non possa essere facilmente personalizzata. In un progetto in outsourcing le attività  progettuali vengono, gioco forza, ridotte al minimo.

Ultimo fattore da considerare è la spesa : tipicamente i costi di un servizio in outsourcing dipendono dal numero di documenti conservati.

Tenete presente che se conservate 100 documenti l’anno, il primo anno pagherete per 100 documenti, il secondo per 200, il terzo per 300, etc…

Aspettatevi però di avere una crescita esponenziale, non lineare. Una volta che avrete potuto toccare con mano i benefici della Conservazione Sostitutiva, sarete tentati di portare in Conservazione sempre più documenti.

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