Dematerializzazione delle fatture : tre i possibili modelli


In questo articolo facciamo un piccolo passo indietro e vediamo di capire quali siano le possibili modalità di dematerializzazione delle fatture.

La prima distinzione da fare riguarda il tipo di fatturazione che l’azienda decide di applicare.

L’azienda può decidere di implementare la fatture elettronica oppure la più classica fatturazione analogica (quella ad oggi normalmente utilizzata).

Un’azienda potrebbe decidere di mantenere invariato il proprio software di contabilità, in questo caso sia le fatture emesse che quelle ricevute sarebbero fatture analogiche. Come già più volte specificato, questa modalità implica la necessità di stampare tutte le fatture, sia quelle passive che quelle attive. In questo caso l’azienda può dematerializzare le fatture, la normativa è chiara e cita : “Il contribuente … può scegliere di convertire le fatture cartacee in documenti elettronici anche in un momento successivo, ossia fino a quando ne sussiste l”obbligo di conservazione civilistica (10 anni ex articolo 2214 del c.c.)”. La dematerializzazione può, essendo disponibili i formati cartacei, essere quindi fatta in qualunque momento.

In caso invece l’azienda si doti di un software di contabilità predisposto per la fatturazione elettronica vanno distinti due casi. Le fatture prodotte (o quelle ricevute) possono essere elaborabili (strutturate) oppure non elaborabili (destrutturate).

In caso il software di contabilità sia predisposto per ricevere delle fatture strutturate, l’importazione (nel sistema stesso) non necessiterà dell’intervento umano. Le fatture ricevute avranno un formato “leggibile” per un software, il caricamento nel registro degli acquisti sarà automatizzato.

In caso il software non sia predisposto per ricevere formati strutturati (o non sia in grado di gestire un particolare formato), un utente dovrà riportare manualmente i dati della fattura in contabilità.

Dal punto di vista della conservazione della fattura non c’è differenza. In entrambi i casi la fattura avrà la forma di un documento informatico, ovvero di documento statico ed immodificabile; la conservazione deve essere fatta entro 15 giorni dalla data di emissione / ricezione.

Un caso particolare, l’ultimo da analizzare, riguarda un’azienda che ha un software predisposto per la fatturazione elettronica che riceve fatture analogiche. Anche questo caso prevede che l’azienda che riceve la fattura la porti in conservazione entro 15 giorni dalla data di ricezione ma essendo la data di ricezione potenzialmente dubbia, i 15 giorni possono essere contanti a partire alla scadenza del termine previsto dall”art.22 DPR 600/73 (60 giorni). In questo caso la fattura va messa in archivio entro 75 giorni (60 + 15) dalla data di emissione.

Per ulteriore chiarezza ricapitoliamo con un semplice elenco i casi possibili :

  1. L’azienda non applica la fatturazione elettronica
    • le fatture possono essere dematerializzate in qualsiasi momento : il documento archiviato è l’immagine della fattura firmata dall’RCS.
    • l’azienda può ricevere fatture elettroniche ma è costretta a stamparle (NON DEVE dare il consenso alla fatturazione elettronica).
  2. L’azienda applica la fatturazione elettronica
    • la fattura ricevuta è elettronica in un formato strutturato che il software di contabulità è in grado di interpretare : l’utente non digita nulla, il documento archiviato è il documento informatico firmato dal legale rappresentante dell’azienda che ha emssso la fattura.
    • la fattura ricevuta è elettronica in un formato NON strutturato o in un formato strutturato non gestito dal software di contabilità : l’utente deve digitare i dati della fattura nel software di contabilità, il documento archiviato è il documento informatico firmato dal legale rappresentante dell’azienda che ha emssso la fattura.
    • la fattura ricevuta è analogica : l’utente deve digitare i dati della fattura nel software di contabilità, il documento archiviato è l’immagine firmata dall’RCS.

In questo articolo potete trovare diversi riferimenti utili riguardanti l’argomento di oggi.

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