Fatture elettroniche attive


Questo è il primo articolo di una serie che approfondisce il tema della fatturazione elettronica. Come spiegato la settimana scorsa sinekarta è già quasi pronto per permettere la conservazione sostitutiva dei documenti “rilevanti ai fini tributari”. Per semplificare i vari concetti dividiamo il problema delle fatture in due distinti filoni, le fatture elettoniche attive e quelle passive. Quest’oggi ci concentriamo sulla parte più semplice del problema, le fatture attive.

Per capire come funziona il giro del fumo, è opportuno capire cosa succede con il cartaceo. Senza fatturazione elettronica un’azienda che emette una fattura è SEMPRE costretta a stamparla in duplice copia, una da tenere per la propria contabilità ed una da consegnare all’altra azienda. Oggi molti non fanno la doppia stampa, è prassi inviare all’altra azienda un documento word o PDF, lasciando alla controparte l’onere della stampa (che è sempre e comunque obbligatoria).

– Quanti di voi sanno che questa prassi è fuorilegge? Per legge l’onere del costo della stampa è a carico del “soggetto passivo di imposta” ovvero chi incassa la fattura. Ma questo è un altro problema… –

E’ l’operazione di stampa su carta che sancisce l’emissione della fattura, se la stampa non viene fatta, dal punto di vista legale la fattura non è mai stata emessa.

Ricordiamoci che stiamo analizzando il problema ESCLUSIVAMENTE dalla prospettiva di chi emette la fattura; la prospettiva del destinatario sarà analizzata in un altro articolo.

Quali sono i benefici della fatturazione elettronica? Un’azienda che applica la fatturazione elettronica può evitare di stampare la fattura e di conservare il cartaceo, una fattura elettronica risulta emessa quando viene trasformata in documento informatico.

Cos’è un documento informatico? Non sei stato attento agli articoli precedenti!!!

Un documento informatico è un documento statico ed immodificabile.

Come si ottiene un documento informatico? haha! Beccato un’altra volta!

Un documento informatico è un documento che non contiene codice eseguibile nè macroistruzioni e che viene firmato con la firma digitale.

E’ importante il mezzo tramite il quale viene inviata la fattura? NO! La PEC non c’entra. La PEC ha la stessa valenza della raccomandata; sono rare le occasioni in cui un’azienda invia una fattura tramite raccomandata; comunque l’invio tramite raccomandata non c’entra con l’emissione della fattura.

Ma c’è un problema…. come sempre. Se l’azienda alla quale invio la fattura è pronta per la fatturazione elettronica, MIRACOLO, nessuna delle due aziende deve stampare su carta!

Se l’azienda alla quale invio la fattura non gestisce la fatturazione elettronica, è l’azienda mittente che deve accollarsi l’onere del costo della stampa. Ma allora, non è vero che posso evitare di stampare??? Si che si può! L’azienda che emette fattura può evitare di stamparla previo accordo con il destinatario, il quale deve acconsentire ad accollarsi i costi della stampa. E’ ovvio che in questo caso la fatturazione elettronica sarà applicata solo dal mittente, e non dal destinatario.

Ricapitoliamo quanto detto fin’ora applicandolo a sinekarta :

  1. Creo una fattura utilizzando un qualsiasi editor, ad esempio OpenOffice.
  2. Converto la fattura in PDF/A (niente codice eseguibile nè macroistruzioni, è un formato leggibile nel tempo)
  3. Applico la firma digitale (del legale rappresentante dell’azienda)
  4. Invio la fattura alla controparte, con qualsiasi mezzo.
  5. Tutti qui? No, in effetti no. La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, per essere a norma, necessita di un’altra manciata di dettagli.

  6. Deve essere garantito l’ordine cronologico senza soluzione di continuità
  7. La marca temporale deve essere applicata alle fatture entro 15 giorni dalla data di emissione
  8. Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione per Cognome, Nome, Ragione Sociale, Codice Fiscale, Partita IVA, Data Emissione; su consiglio di Paolo aggiungiamo anche almeno il Numero fattura, il resto lo formalizzeremo al momento dell’analisi

Ora ci sono tutti gli elementi per capire cosa significa eseguire la fatturazione elettronica delle fatture attive. Il bello è che non tutto è (o dovrebbe essere) a carico di sinekarta. La creazione della fattura sottoforma di documento informatico (i primi 3 punti), non dovrebbe essere un processo a carico di sinekarta ma del software di contabilità. Probabilmente sinekarta implementerà qualche strumento per trasformare un semplice documento di testo in una fattura elettronica (questo già lo facciamo) ma servirà a pochi; probabilmente alle sole micro imprese ed, in genere, a tutte le aziende che non hanno un software di contabilità. L’invio della fattura segue lo stesso ragionamento, sinekarta realizza la conservazione sostitutiva, non c’entriamo niente con l’invio, ontretutto non c’entra neanche la PEC! Anche riguardo l’ordine cronologico sinekarta ha poco da fare, sicuramente ci sarà un controllo al momento dell’applicazione della marca temporale, ma anche in questo caso c’è da aspettarsi che sia il software di contabilità a gestire il grosso del problema. Gli ultimi 2 punti, finalmente, sono il nostro compito, aiutati pesantemente da quanto già fatto con la conservazione sostitutiva e da Alfresco.

E’ tutto così semplice? Stranamente, là dove ci dovrebbe essere qualcuno che ci risolve i problemi (mi riferisco al software di contabilità) ci ritroviamo con altri problemi, ancora più complessi. Il reale problema riguarda i formati. Il software di contabilità è in grado di produrre un PDF/A al quale è applicata una firma digitale (quella del legale rappresentante dell’azienda)? Pochi saranno in grado e quei pochi quanto si faranno pagare? Ma soprattutto, come può il software di contabilià fornire a sinekarta i dati del punto 7 senza costringere l’utente a ri-digitarli?

Questa parte del problema è ancora aperta, qualsiasi suggerimento è bene accetto. Attendo fiducioso i vostri commenti.

Annunci

Fatturazione elettronica, una prima occhiata alla normativa.


Nell’ultimo articolo ho posto una domanda riguardo la conservazione sostitutiva delle fatture analogiche.

Anche in questo caso, le idee non mi si sono chiarite finchè non ho letto (con un minimo di attenzione) la normativa (in queso caso mi riferisco al decreto 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto).

Nonostante i suggerimenti ricevuti sia da Francesco che da Lorenzo (peraltro entrambi corretti), ho girato attorno al problema senza che mi si accendesse la classica lampadina. Mi scuso con loro per la mia miopia…

La conservazione sostitutiva non si può applicare nello stesso modo a tutti i tipi di documenti, questo è un concetto che dobbiamo sempre tenere ben presente. La delibera CNIPA indica 3 procedure differenti per i documenti informatici, per i documenti analogici originali unici e per quelli non unici. La stessa delibera, inoltre, indica che alcuni documenti (quelli doganali e quelli di eccezionale valore storico) NON possono essere portati in conservazione sostitutiva.

I documenti “rilevanti ai fini tributari” sono un’ulteriore categoria di documenti, la cui conservazione va applicata con regole diverse da quelle specificate dal CNIPA. Per meglio dire, le regole sono molto simili (la base è la stessa) ma ci sono alcuni dettagli che cambiano. In questo caso le regole sono dettate dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, sulla base di quelle del CNIPA.

Il suddetto decreto fa una distinzione tra “documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie” e le “scritture contabili e i documenti analogici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie”.

Applicare la fatturazione elettronica significa rientrare nella prima categoria, l’azienda produce delle fatture sottoforma di documenti informatici. Non è tutto qui, applicare la fatturazione elettronica implica altre regole, ma per rispondere alla mia domanda ci basta questo. Dettaglio importante : le fatture elettroniche vanno portate in conservazione (marca temporale) con cadenza almeno quindicinale (entro 15 giorni dalla data di emissione).

La mia domanda riguardava la conservazione sostitutiva delle fatture analogiche, quindi si rientra nella seconda categoria. Anche in questo caso la normativa è chiara : anche i documenti analogici (dopo essere stati firmati dall’RCS) seguono le stesse regole dei documenti informatici; quindi anche le fatture analogiche devono essere portate in conservazione entro 15 giorni dalla data di emissione.

Prima considerazione : chiunque sostenga ancora che la normativa non è completa, evidentemente non l’ha mai studiata! Troppo facile dire “non è completa” senza soffermarsi a valutare le singole parole dei diversi documenti (decreti, delibere, …).

Un aspetto che, da informatico, mi ha fatto rabbrividire riguarda la modalità di archiviazione delle fatture analogiche. In questo caso è esplicativa la Risoluzione 158/E dell’Agenzia delle Entrata che cita : “La materializzazione su supporto fisico … e, più in particolare, la stampa su carta, sono, dunque, adempimenti ineludibili ai fini dell”esistenza stessa del documento” e ancora “si sottolinea che soltanto a seguito della materializzazione il documento potrà considerarsi giuridicamente esistente e rilevante ai fini delle disposizioni tributarie”. Questo significa che se produco una fattura analogica (ad esempio un PDF), sono costretto a stamparla perchè questa diventi reale!!!!Certo! Stamparla per poi scannerizzarla e mandare in conservazione l’immagine.

Ma non finisce qui… Visto che stampare la fattura per poi scannerizzarla e distruggerla non ha molto senso, il Ministero ci ha messo una pezza ed ha stabilito che : “ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall”origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all”acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l”immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.

Di fatto, a parte la questione dello spool (sulla quale torneremo più avanti) l’importante è che il documento mandato in conservazione sostitutiva rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento. Cosa significa? Significa che il PDF/A che è stato stampato può essre mandato direttamente in conservazione, senza preoccuparsi di effettuare una scannerizzazione. Questo non vuole dire che la stampa non si debba fare…. ma subito dopo averla fatta la potremo cestinare. (CHE CAVOLATA!!!)