Come scegliere una soluzione di conservazione sostitutiva a norma?


E’ vero, questo blog è del progetto sinekarta, quindi il titolo sembra essere un AUTOGOL.

Ma noi viviamo nel mondo reale e un software si sceglie in base a diversi fattori, non solo quello economico.

Nel caso della conservazione sostitutiva, inoltre, il software è uno dei fattori meno importanti. Come già ampiamente spiegato, il fattore principale del processo di dematerializzazione è quello umano, anzi quello di UN uomo (o donna) in particolare : il Responsabile della Conservazione Sostitutiva (RCS).

Questa persona è (lo dice il termine stesso) responsabile dell’implementazione del procezzo in azienda, deve essere abbastanza efficiente da comprendere velocemente le dinamiche aziendali, deve conoscere BENE la normativa di riferimento (nei vari settori in cui l’azienda opera), deve avere competenze sia informatiche che fiscali, con un pizzico di conoscenze legali. Dovete riporre in questa persona una fiducia pari a quella che avete per il vostro commercialista.

Penso che una persona che abbia (da sola) tutte queste competenze sia estremamente difficile da trovare (chi è, Mandrake?), più facilmente si possono trovare aziende (piccole o grandi) che riuniscono diverse capacità sotto uno stesso cappello. Attenzione però: alla fine l’RCS deve essere UNO, questo potrà anche delegare tutte o alcune delle proprie attività, ma formalmente sarà lui il responsabile.

Detto questo, torniamo al problema principale, come scegliere?

Se non siete informatici, o commercialisti, NON vi consiglio di affrontare il processo di introduzione di un software di conservazione sostitutiva in autonomia. Gli errori nei quali potreste incorrere sono molti, le conseguenze potrebbero essere pesanti.

Cercate in internet, chiedete ai vostri vicini o ai vostri concorrenti, fatevi fare diverse offerte da diverse aziende. Non scegliete il primo che vi capita! La fiducia nell’RCS prima di tutto.

Per quanto riguarda il software… ce ne solo diversi, nessuno (a parte sinekarta) è opensource. Valutate se tenere un server in casa o se abbonarvi ad un servizio in ASP. Non sottovalutate l’aspetto dei backup, per implementare correttamente la dematerializzazione questo NON è affatto secondario.

Ma soprattutto esigete che il vostro fornitore vi dimostri, nella pratica, che lui stesso utilizza il proprio software di conservazione sostitutiva a norma. Il motivo è semplice : se lui non lo utilizza, perchè dovreste farlo voi?

Annunci

One Response to Come scegliere una soluzione di conservazione sostitutiva a norma?

  1. Francesco says:

    Personalmente sono abbastanza easy sul RCS. Sarà generalmente il responsabile amministrativo, o in altri casi il responsabile dei sistemi (o la ditta di conservazione sostitutiva se in outsourcing), e non farà altro che seguire le istruzioni impartite da chi ha implementato la conservazione sostitutiva e incluse nel manuale. A parte la fase iniziale non è certo un lavoro che giustifica una risorsa dedicata!
    Sine qua non.

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...

%d blogger hanno fatto clic su Mi Piace per questo: