Il responsabile della conservazione sostitutiva, come sceglierlo?


Lo spunto per questo articolo arriva da un commento di Francesco al precedente post.

Ho gia scritto in un articolo precedente riguardo la figura dell’RCS (Responsabile della Conservazione Sostitutiva), di quali siano i suoi compiti ma, soprattuttto, di quali siano le sue responsabilità.

Ma come dovrebbe fare un’azienda a scegliere un RCS? Le considerazioni sono diverse, ma le principali sono : la dimensione dell’azienda e il tipo di soluzione di conservazione sostitutiva.

Un’azienda di dimensioni medie (o grandi, diciamo oltre i 50 dipendenti) sceglierà quasi sicuramente di individuare tra i propri addetti la persona più indicata per assumersi la responsabilità del processo di dematerializzazione. Questo implicherà sicuramente un percorso formativo ed un affiancamento da parte del partner commerciale che fornisce la soluzione software. In questo scenario l’azienda sarà più facilmente orientata ad acquistare una soluzione completa, comprendete server, software, formazione, assistenza, etc…

Una piccola azienda sarà più invogliata a scegliere una soluzione in outsourcing a causa dei minori costi. Ovviamente nulla vieta ad una piccola (o micro) impresa di optare per una soluzione completa, il rischio è che i costi, dopo qualche anno, crescano in modo incontrollato. In ogni caso l’azienda potrà decidere se usufruire anche dell’RCS sottoforma di servizio in outsourcing oppure se identificare un RCS interno.

A seconda della tipologia di documenti che (in azienda) devono essere messi in conservazione sostitutiva, la normativa di riferimento può cambiare. L’RCS deve essere sempre allineato sulle variazioni alle diverse normatve, interpretare ogni modifica e capire se il proprio sistema è ancora a norma. Ricordiamoci che se il sistema non fosse più a norma, sarebbe l’RCS a rispondere degli eventuali danni causati all’azienda.

Se l’RCS fosse un dipendente dell’azienda non ci sarebbe da stupirsi se gli venisse corrisposta una qualche forma di indennità.

Anche in questo caso i rischi, per una piccola azienda, sono molti e i costi potrebbero non essere sempre sotto controllo.

In caso di Conservazione Sostitutiva in outsourcing, tutti i costi sarebbero sotto controllo e definiti al momento della sottoscrizione dell’abbonamento; probabilmente il fornitore del servizio potrebbe mettere a disposizione anche l’RCS.

Resto convinto che per le piccole (e miocro) imprese la soluzione in outsourcing (ASP – Application Service Providing) sia la più conveniente.

In qualunque caso l’azienda dovrà scegliere l’RCS; in futuro esisteranno dei professionisti specializzati in queste problematiche, così come i commercialisti sono esperti in materia fiscale. Probabilmente nasceranno anche degli studi che forniranno entrambe le professionalità. I costi di questi professionisti, per le piccole aziende, saranno sicuramente più contenuti.

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