Documenti originali NON unici: le fondamenta della normativa

Inizio questo articolo con un ringraziamento a Pierluigi Ridolfi che ha pubblicato questo interessante documento che spiega l’ABC della conservazione sostitutiva.

E’ importantissimo capire il concetto di “documento originale unico” e “documento originale NON unico”; se non si ha chiaro questo concetto non si va da nessuna parte!

Lasciamo temporaneamente da parte l’informatica, facciamo per un attimo finta (ma solo per poco!) che non esista e capiamo la differenza tra i due diversi tipi di documento.

Il codice dell’amministrazione digitale (Capitolo 1) definisce : “i Documenti originali non unici sono quelli per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi“. Cosa significa?

Utilizziamo un esempio : l’azienda A stipula un contratto con l’azienda B ; entrambe le aziende hanno in mano una copia del contratto firmata (la buona vecchia firma a penna) . Entrambi i documenti sono originali e validi ad ogni effetto di legge. Di questi contratti possono esserne fatte tante fotocopie ma solo 2 saranno gli originali, quelli con la firma a penna!

Un’altro esempio: se il signor C va dal notaio per fare testamento (lo so, l’esempio non è felice …), metterà la firma su un unico pezzo di carta che verrà “bollato” e controfirmato dal notaio stesso per garantirne l’autenticità. Di questo testamento potranno esserne fatte tante fotocopie, ma solo 1 avrà la firma in originale (quella a penna).

Nel primo caso (il contratto) si parlerà di documento originale NON unico, nel secondo (il testamento) si parlerà di documento originale unico. Tutte le fotocopie che vengono fatte (in entrambi i casi) NON SONO ORIGINALI quindi non valgono nulla, non secondo la legge italiana.

La maggior parte dei documenti trattati da un’azienda (quasi tutti in realtà) sono documenti originali NON unici.

E le fatture????? Non entro nel merito della fatturazione elettronica (non in questo articolo), ci basti sapere che anche le fatture (nonostante non siano firmate) sono documenti non unici: una copia è in mano al fornitore, l’altra è in mano al cliente.

Definito il concetto di “originali”, capiamo come applicarlo nell’ambito informatico ricordandoci anche che, per ora, il progetto sinekarta non tratterà la P.A., ma solo le aziende private.

Evviva! Siamo tornati a parlare di informatica!

La delibera n° 11/2004 del CNIPA definisce che : “la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei … BLA, BLA, BLA” troppe citazioni, che noia!

Semplifichiamo : un’azienda che vuole conservare i propri documenti in formato elettronico deve :

1. Ottenere un’immagine del documento (un .tiff, un .pdf, …)
2. Apporre sull’immagine ottenutail “riferimento temporale” e la “firma digitale”
3. Definire il responsabile della conservazione sostitutiva (una persona) che attesti la corretta conservazione e fornisca la firma digitale

Se questi pochi e semplici passi sono fatti secondo quanto indicato dalla normativa, i documenti elettronici avranno la stessa valenza del cartaceo. Ovvero se l’azienda dovesse esibire il documento, per esempio davanti ad un giudice, potrà fornire il formato elettronico (il .tiff o il .pdf del punto 1).

Facile no? Quasi! In effetti questa regola si applica a “quasi” tutti i documenti di un’azienda, restano esclusi i documenti originali unici ed i documenti di “eccezionale valore storico”.

Cosa bisogna fare per conservare un documento originale unico? In questo caso è necessario apporre sul documento un’altroriferimento temporale ed un’altra firma digitale! Quale? Quella del notaio (o pubblico uffiiciale) che certifica l’autenticità del documento originale unico. Non penso che la firma da parte di un pubblico ufficiale sia un processo facilmente automatizzabile nel breve periodo, inoltre questi documenti sono talmente pochi che possono essere conservati in cartaceo.

E i documenti di “eccezionale valore storico”? Se fossi in possesso di un tale documento non lo distruggerei mai!!! Ha sicuramente un valore che è ben superiore al valore indotto dalla dematerializzazione! Anche questi documenti li conserverei in cartaceo.

Conclusione : la scelta più sensata (ed economica) per un’azienda è conservare in elettronico soltanto gli originali NON unici che non hanno un particolare valore storico.