Fatturazione elettronica, una prima occhiata alla normativa.


Nell’ultimo articolo ho posto una domanda riguardo la conservazione sostitutiva delle fatture analogiche.

Anche in questo caso, le idee non mi si sono chiarite finchè non ho letto (con un minimo di attenzione) la normativa (in queso caso mi riferisco al decreto 23 gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto).

Nonostante i suggerimenti ricevuti sia da Francesco che da Lorenzo (peraltro entrambi corretti), ho girato attorno al problema senza che mi si accendesse la classica lampadina. Mi scuso con loro per la mia miopia…

La conservazione sostitutiva non si può applicare nello stesso modo a tutti i tipi di documenti, questo è un concetto che dobbiamo sempre tenere ben presente. La delibera CNIPA indica 3 procedure differenti per i documenti informatici, per i documenti analogici originali unici e per quelli non unici. La stessa delibera, inoltre, indica che alcuni documenti (quelli doganali e quelli di eccezionale valore storico) NON possono essere portati in conservazione sostitutiva.

I documenti “rilevanti ai fini tributari” sono un’ulteriore categoria di documenti, la cui conservazione va applicata con regole diverse da quelle specificate dal CNIPA. Per meglio dire, le regole sono molto simili (la base è la stessa) ma ci sono alcuni dettagli che cambiano. In questo caso le regole sono dettate dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, sulla base di quelle del CNIPA.

Il suddetto decreto fa una distinzione tra “documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie” e le “scritture contabili e i documenti analogici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie”.

Applicare la fatturazione elettronica significa rientrare nella prima categoria, l’azienda produce delle fatture sottoforma di documenti informatici. Non è tutto qui, applicare la fatturazione elettronica implica altre regole, ma per rispondere alla mia domanda ci basta questo. Dettaglio importante : le fatture elettroniche vanno portate in conservazione (marca temporale) con cadenza almeno quindicinale (entro 15 giorni dalla data di emissione).

La mia domanda riguardava la conservazione sostitutiva delle fatture analogiche, quindi si rientra nella seconda categoria. Anche in questo caso la normativa è chiara : anche i documenti analogici (dopo essere stati firmati dall’RCS) seguono le stesse regole dei documenti informatici; quindi anche le fatture analogiche devono essere portate in conservazione entro 15 giorni dalla data di emissione.

Prima considerazione : chiunque sostenga ancora che la normativa non è completa, evidentemente non l’ha mai studiata! Troppo facile dire “non è completa” senza soffermarsi a valutare le singole parole dei diversi documenti (decreti, delibere, …).

Un aspetto che, da informatico, mi ha fatto rabbrividire riguarda la modalità di archiviazione delle fatture analogiche. In questo caso è esplicativa la Risoluzione 158/E dell’Agenzia delle Entrata che cita : “La materializzazione su supporto fisico … e, più in particolare, la stampa su carta, sono, dunque, adempimenti ineludibili ai fini dell”esistenza stessa del documento” e ancora “si sottolinea che soltanto a seguito della materializzazione il documento potrà considerarsi giuridicamente esistente e rilevante ai fini delle disposizioni tributarie”. Questo significa che se produco una fattura analogica (ad esempio un PDF), sono costretto a stamparla perchè questa diventi reale!!!!Certo! Stamparla per poi scannerizzarla e mandare in conservazione l’immagine.

Ma non finisce qui… Visto che stampare la fattura per poi scannerizzarla e distruggerla non ha molto senso, il Ministero ci ha messo una pezza ed ha stabilito che : “ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall”origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all”acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l”immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.

Di fatto, a parte la questione dello spool (sulla quale torneremo più avanti) l’importante è che il documento mandato in conservazione sostitutiva rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento. Cosa significa? Significa che il PDF/A che è stato stampato può essre mandato direttamente in conservazione, senza preoccuparsi di effettuare una scannerizzazione. Questo non vuole dire che la stampa non si debba fare…. ma subito dopo averla fatta la potremo cestinare. (CHE CAVOLATA!!!)

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